ما هو دفتر الأستاذ العام؟

هو ذلك السجل الذي
يحتوي بداخله جميع الحسابات الخاصة بالمنشأة, هو سوف
يخص مالية
واحدة فقط، أي يتم فتحه في بداية السنة المالية واقفاله في
نهايتها بحيث يكون لكل حساب صفحة خاصة به
تسمى صفحة استاذ تسجل فيه الحركات المالية التي اثرت فيه سواء كانت حركات مدينة او
حركات دائنة وذلك من واقع القيود التي تم تسجيلها في دفتر اليومية

دفاتر الأستاذ الفرعية ودفتر الأستاذ العام

سيكون لدى نظامك
المحاسبي عدد من دفاتر الأستاذ المساعدة تسمى دفاتر الأستاذ الفرعية لتسجيل بنود
فيها مثل حساب النقدية، وحساب المقبوضات، وحساب المستحقات، وكل القيود التي تقيد
في هذه الدفاتر -يقال عنها إنها رحلت- إلى هذه الدفاتر الفرعية من خلال حساب دفتر
الأستاذ العام، فعندما ترحل مبيعات ائتمانية -آجلة- في حساب المقبوضات تتحول إلى
نقد مستحق الدفع، أي أن العملية التجارية سوف ترحل إلى دفتر الأستاذ العام وكذلك
إلى الدفترين الفرعيين -حسابات النقدية والمستحقات- أيضاً.

 وثمة أوقات تذهب البنود فيها مباشرة إلى دفتر
الأستاذ العام بدون ترحيلها إلى أي من الدفاتر الفرعية. وهذه البنود تمثل الصفقات
التجارية المالية حول رأس المال والتي ليس بعدها أية دفاتر فرعية تنفيذية.

وقد تتضمن هذه
بنوداً مثل الإسهامات في رأس المال، ومتحصلات القروض، ودفعات تسديد القرض -مبلغ
القرض الاساسي- والمتحصلات الناتجة عن بيع الأصول، ويتم إدراج هذه البنود في
الميزانية العمومية وليس في بيان الأرباح والخسائر.  

إعداد دفتر الأستاذ العام

ومن الجدير بالذكر فإن التقريران الماليين الرئيسيين لأي شركة هما الميزانية العمومية وتقرير الأرباح والخسائر،
وهذان يستخرجان مباشرة من دفتر الأستاذ العام الخاص بالشركة، ويحدد دليل الحسابات -شجرة
الحسابات-(والذي سوف نتناوله لاحقا)  كيفية
ظهور الأرصدة في كل من هذين التقريرين بيد أن كل القيود التي سجلت سيتم ظهورها.

 ومن المعروف أن
دفتر الأستاذ العام ينشئ الأرصدة التي تكون البنود في هذه التقارير، بحيث تنعكس
التغييرات في حساب الأرباح والخسائر أبضاً.

الأرصدة الافتتاحية والتي تم إدراجها في دفتر الأستاذ العام
قد لا تكون دائما صفراً كما قد تفترض. فمن ناحية الأصول فلديك كل الأصول الثابتة
(قيمة كل الآلات، المعدات)، والمخزون المتاح وكذلك أي نقدية جرى استثمارها
باعتبارها رأس مال العامل، وفيما يخص جانب الخصوم، فسيكون لديك أية قروض
بنكية (أو من المساهمين حملة الأسهم) والتي تم استخدمها إضافة إلى ائتمان مورد أو
مدفوعات عقد الإيجار والتي قد جرى ضمانها بغية بدء نشاط الشركة.

إن
التقريران الماليين الأساسيين لأي شركة هما الميزانية العمومية وبيان الأرباح
والخسائر.

مسار تدقيق الأستاذ العام

لا تدع كلمة التدقيق تثير الفزع في قلبك: حيث إنني لا أتحدث
عن تدقيق ضرائبي. وبرغم ذلك ، لو حدث وتم استدعاؤك للاستجابة لعملية تدقيق خارجية
مستقلة، ولأي سبب ، فإن توفر دفتر الأستاذ العام وحسن إمساكه والمحافظة عليه يعتبر
أمراً جوهرياً .

ولكنك أيضاً سوف تحتاج إلى مسار متابعة داخلي حول العمليات
بغرض أمكانية تتبع أي عمليات اختلاف (مثل تحرير فواتير مزدوجة أو عملية دفع غير
مسجلة) من خلال نظامك المحاسبي.

 إذ يتعين عليك أن
تكون قادراً على إيجاد أصل (منشأ) أية عملية تجارية بهدف التحقق من مدى دقتها،
ودفتر الأستاذ العام هو الذي سوف يؤدي لك ذلك.

ولكنك
أيضاً سوف تحتاج إلي مسار متابعة داخلي حول العمليات بغرض إمكانية تتبع أي عمليات
اختلاف ( مثل تحرير فواتير مزدوجة أو عملية دفع غير مسجلة من خلال نظامك المحاسبي

عمليات التوثيق المساندة

سيعمد دفتر الأستاذ العام إلى أعلامك كيفية ومكان أصل
العملية التجارية، غير أنك ستحتاج إلى أوراق العمل الرئيسية لتوضيح التفاصيل. ولهذا
السبب فمن الأهمية حفظ كافة الفواتير والكمبيالات يشكل منظم و دقيق للرجوع اليها
عن الحاجة، حيث ان هذه هي المستندات الأصلية المستخدمة في دفاتر اليومية.

قد تحتاج إلى جعل قيودك بأرقام استدلالية (مثل رقم
الفاتورة، رقم الشيك أو التاريخ) لكي تجعل من اليسير لك إيجاد الأصل المطلوب.

 وقد تحتاج الي وضع علامة
مراجعة حمراء مميزة بحيث توضع على كل مستند أصلي لتوضيح  ترحيلها الفعلي في دفتر الأستاذ العام.

الحفاظ على التوازن بدفاتر
الأستاذ

في نهاية كل شهر، تجرى عملية تسوية وتعرف باسم ميزان
المراجعة مما يتيح لك  الاطلاع على توازن
القيود (المدينة والدائنة).وإذا حدث ولم يتوازن عمود مع العمود الآخر، فهذا يعني
أن بنداً قد تم ترحيله إلى أحد دفاتر الأستاذ الفرعية وليس إلى الأستاذ العام،وعليك
في هذه الحالة استعراض دفتر الأستاذ العام لكي تصل إلى تحديد أي من القيود لم يتم
إتمامها .

في
نهاية كل شهر . تجرى عملية تسوية وتعرف باسم ميزان المراجعة مما يتيح لك وكذلك
لمحاسبك الاطلاع على توازن القيود ( المدينة والدائنة )

ان استخدام البرامج
المحاسبية على الكمبيوتر ساعدت المحاسب على اجراء الكثير من العمليات المحاسبية بكل
سهولة وسرعة ويسر, فمثلا يستطيع المحاسب بمجرد كتابة القيد في البرنامج المحاسبي ان
يقوم البرنامج بنفسه بعملية الترحيل والترصيد, بعكس النظام اليدوي الذي يتطلب من المحاسب
ان يقوم هو بنفسه بعملية الترحيل ثم الترصيد والتأكد من صحتها .

 ومع هذا يتعين عليك
إجراء ذلك على أساس شهري حيث إنه كلما قلت سطور البنود التي يتعين مراجعتها للتأكد
من خلوها من الأخطاء، كان الأمر أسهل كثيراً.