خطوات دراسة العطاءات في عقود المقاولات

تهدف شركات المقاولات
بأنواعها السابقة الي تحقيق عائد (ربح) من نشاطها سواء كانت عملياتها عن طريق
المناقصات او الممارسات أو عن طريق التكليف، ولهذا فان الشركات المنفذة تقوم
بدراسة جيدة للعملية الداخلة فيها، وهذا يتطلب تعاون فريق العمل بالشركة كل فيما
يخصه من مهندسي الشركة والمحاسبين خاصا محاسبي التكاليف ثم مديري الادارة لدراسة
العطاء المقدم وتحديد السعار المناسبة، وهذا يتطلب القيام بعدد من الخطوات الهامة
التالية:

الخطوة الأولي: تقدير
كميات الأعمال للعطاءات المعلن عنها وعمل مقايسة بها:

ويقوم بهذه الخطوة
مهندسوا الشركة النفذة حيث يتم زيارة الموقع ووضع الرسومات الهندسية المطلوب
تنفيذها , والشروط والمواصفات المراد التقيد بها عند التنفيذ , وبناء علي ما سبق
يتم وضع مقايسة للعملية , وهي عبارة عن كراسة يتم فيها تحديد  الأعمال المختلفة للعملية مفصلة ومحددة
بالكميات الواجب تنفيذها والشروط والمواصفات المطلوب التعاقد عليها , ويترك لكل
مقاول تحديد الأسعار ( سعر الوحدة أو البند ثم العملية ككل ) وغالبا ما يختار
العميل العطاء الأقل سعرا ونبين فيما يلي صورة لمقايسة خاصة بإنشاء احدي عمليات
المقاولات :

محافظة الجيزة

الادارة العامة للإسكان

مشروع انشاء وحدات سكنية للشباب رقم

مقايسة رقم (1)

موقع العملية:
…………..

وتجدر الاشارة الي انه
يجب على شركة المقاولات عدم الاعتماد كلية على ما ورد بهذه المقايسة من كميات حيث
أثبتت الدراسات الميدانية التي قام بها بعض أساتذة الجامعات: أن كميات الأعمال
الواردة بالمقياسات والعقود تختلف عن قيمة اعمال المنفذة فعلا بالنقص أو الزيادة
بنسب تتراوح ما بين 1,3% و3,6%

ولكي مكن تقليل الفروق
بين المقياسات والعطاءات المقدمة من الشركة المنفذة يجب مراعاة الدقة في دراسة كل
بند على حدة على النحو التالي:

أ- دراسة رسومات
مواصفات العملية المطلوب تنفيذها بغرض حصر الأعمال التفصيلية (من حفر وردم وخرسانة
…. الخ) على النحو المبين بالمقياسة سالفة الذكر وتحديد امكانية تنفيذها بواسطة
المنشأة أو بواسطة مقاولين من الباطن كل فيما يخصه من (مبان – تشطيبات – أعمال
صحية).

ب- تقدير تكلفة كل بند
من بنود الأعمال، وهذا يتطلب عمل حصر بالكميات المتوقع استهلاكها من مواد، وعدد
العمال الازمين للتنفيذ ودرجة المهارة المطلوبة ونوع الأعمال المطلوب اسنادها الي
مقاولي الباطن والحصول على الأسعار الحالية للمواد من ادارة المشتريات وفئات
الأجور من ادارة الأفراد ….. الخ

ج- تقدير بنود
المصروفات المباشرة الأخرى وهي:

1. مصروفات صناعية:

وهي عبارة عن تكاليف
المستلزمات الازمة لإعداد الموقع للعمل مثل: توصيلات المياه، الانارة، اقامة
الأكشاك وتخزين مخزن العملية ….. الخ

• مصروفات ادارية:

وتشمل الأجور والمرتبات
للجهاز الفني والاداري المرتبط بالعملية، كذا التأمين ضد الحريق والسرقة وتكاليف
المستلزمات الكتابية والرسومات والتأمينات الاجتماعية ….. الخ

د- تقدير العملية من
المصروفات الادارية العامة للمنشأة والتي يمكن استخدام عدد من الأساليب المحاسبية
المعيارية لتقديرها.

هــ- اعداد قائمة
التكاليف التقديرية للعطاء – وهو غير المقايسة – حيث ان المقاييس يعدها العميل اما
قائمة التكاليف التقديرية فتعدها شركة المقاولات.

ويمكن توضيح شكل قائمة التكاليف التقديرية للعطاء – العملية – على النحو التالي.

قائمة التكاليف
التقديرية للعطاء – العملية – رقم …

وجدير بالذكر ان كل بلد
السابق بيانها بالقائمة السابقة يجب اعداد سجل تفصيلي لها مقدرا فيه الوحدة
والكمية وفئة التعاقد والقيمة وبذلك يمكن مطابقة قائمة التكاليف التقديرية
للمقاولة على المقايسة المعدة بواسطة العميل للوقوف على مدى ملائمة العملية
وقبولها للتنفيذ من عدمه. (قارن بين قائمة المقايسة وقائمة التكاليف السابق ذكرها)

يلاحظ من المقارنة عدم
ورود ذكر بقائمة التكاليف التقديرية للعملية من الوحدة والكمية، فئة التعاقد ومعني
ذلك انه لابد من عمل سجل تفصيلي لكل بند من بنود قائمة التكاليف حتى يمكن المقارنة
بينها وبين المقايسة

ملاحظة

جدير بالذكر ان المستخدم يمكنه ومن خلال برنامج اوركيدا أي ار بي للمقاولات ادخال كافة بنود الاعمال و تعريف قائمة التكاليف التقديرية لكل بند تشمل حصر بالكميات المتوقع استهلاكها من مواد، والمصنعيات و المصاريف الادارية و غيرها وصولا لعمل مقايسة كاملة المشروع، كما يساعد البرنامج المستخدم بعد رسو المناقصة بمقارنة صرف الخامات الفعلي علي بنود الاعمال مع الكميات القياسية و التي سبق ادخالها في بنود الاعمال مما يمكن المستخدم من قياس الانحراف ان وجد عن التكلفة القياسية و التحكم بها كما تمكن المستخدم لاحقا من عمل تحليل مالي شامل للمشروع

الخطوة الثانية: اعداد
البرنامج الزمني للتنفيذ:

ويتطلب البرنامج الزمني
لتنفيذ العملية المقاولة اتخاذ الاجراءات التالية:

أ- تقسيم المقاولة الي
اجزائها الرئيسة والفرعية طبقا لما هو مفصل في قائمة التكاليف التقديرية السابق
بيانها.

ب- تقسيم الأعمال
السابق ذكرها حسب الوقت الازم لتنفيذ كل بند من البنود مع مراعاة التسلسل المنطقي
للأعمال وبرنامج الحصول على احتياجاتها من المواد والامكانيات البشرية والآلية
–العدد والآلات ووسائل النقل والقوى المحركة والقوي المحركة …. الخ

الخطوة الثالثة: اعداد
سجل تشغيل العملية:

ويضمن سجل تشغيل
العملية ما يلي:

أ-بيانات عن العملية
مثل أسم صاحب العمل – اسم العملية – 
الموقع – قيمة التعاقد – تاريخ التعاقد – تاريخ بدء التشغيل – تاريخ
الانتهاء من التنفيذ.

ب- الرسومات والتصميمات
والرسومات الفنية الخاصة بأجزاء العملية

ج- بنود الأعمال
المطلوب تنفيذها وفئات الأسعار التي ستتم المحاسبة على اساسها

خامسا: اجراءات التعاقد
في عقود المقاولات:

يستلزم التعاقد في عقود
المقاولة القيام بعدة اجراءات لابد من القيام بها ونوجزها فيما يلي:

1- تأكد المنشأة
المنفذة من أنها قد حصلت على جميع الشروط والمواصفات العامة والخاصة والرسومات
والمقايسات للعملية المعلن عنها ويجب على المنشأة المنفذة القيام بدراسة هذه
المستندات دراسة تفصيلية واعية لأنها جزء لا يتجزأ من العطا

2- على الشركة – قبل تقديم
العطاء – القيام بمعاينة موقع العملية وذلك طبقا للرسومات والمواصفات الفنية
المعلن عنها حيث تعتبر الشركة مسؤولة عنها في حالة قبول عطائها.

3- القيام بدراسة
المواصفات الخاصة بالعملية والعقد وتحليل العملية الي بنود اعمال تفصيلية مقننة
حسب الوحدة والكمية والسعر والفئة …الخ ما سبق بيانه في قائمه المقايسه او قائمة
التكاليف التقديرية وسجلات بنود الأعمال حيث ستتم المحاسبة على أساسها بغض النظر
عن اي تقلبات في الأسعار مستقبلا.

4- تقوم المنشأة بتقديم
مبلغ مؤقت كتأمين ابتدائي بما يوازي 1% من جملة العطاء أو تقديم خطاب ضمني مصرفي –
ضمانات مقاولين – ويبقي العطاء المقدم غير قابل للسحب حتى 60 يوما من أخر تاريخ
صدور التأمين لصالح العميل.

5- في حالة رسو العطاء
على الشركة المقدمة للعطاء وجب عليها ايداع مبلغ 5% من قيمة العطاء خلال عشرة أيام
من اخطارها كتابة بقبول عطائها أو تقديم خطاب ضمان مقاولين مصرفي كتأمين نهائي
ويعلق هذا التأمين محاسبيا لتسوية اي غرامات أو تعويضات أو غيرها من المبالغ التي
قد تستحق على المنشأة المنفذة

6-بمجرد رسو العطاء على
الشركة المنفذة يجب عليها تقديم برنامج زمني موضح به الفترات الزمنية اللازمة
لبنود الأعمال والمدة التي ينتهي عندها التنفيذ الكلي للعملية

7- على المنشأة المنفذة
عدم تكليف مقاولين من الباطن الا بعد حصولها على موافقة العميل والا كانت مسؤولة
مباشرة عن جميع الأعمال التي تتضمنها العملية وان كانت فعلا هي المسؤولة عند تسليم
العملية بعد تنفيذها أمام العميل

8-بمجرد رسو العملية
تقوم الشركة المنفذة بعمل كشك خشبي مجهز كاملا كما تقوم بعمل كشك خشبي مجهزا
كاملا، كما تقوم بعمل مظلة واقية للعمال وتحديد المهندسين الذين سيتولون الاشراف
والمتابعة والتنفيذ للأعمال والتي تبدأ بتشوين المواد والآلات والعدد والأدوات
الازمة للتنفيذ بموقع العمل بفترة مناسبة قبل بدأ التنفيذ.

9- يجوز لصاحب العميل –
العميل – أن يعدل من العملية الجاري تنفيذ علب الزيادة أو بالنقصان وذلك بنسبة
تتراوح بين 20% و25% من العمل الأصلي وعلى المنشأة المنفذة انجاز هذه الأعمال
الإضافية او التعديلات كما لو كانت واردة  
ضمن الأعمال المتفق عليها في العقد الأصلي. 

10- يتم محاسبة العميل علي أساس
الكميات التي نفذت فعلا وعلي أساس فئة الاسعار المتفق عليها سواء قلت او كثرت هذه
الكميات عما ورد بالمقايسه ويتم قياس او حصر الاعمال التامة بمعرفة مندوب صاحب
العمل بالاشتراك مع مندوبي الشركة المنفذة مع مراعاة ضرورة توقيع الطرفين علي محضر
الحصر.

11- يلتزم العميل
بتسديد دفعات نقدية كل فترة أثناء التنفيذ للشركة وذلك بالنسبة للأعمال التي تمت
فعلا وبحد أقصي 95 % من قيمتها، اما بالنسبة للمواد والتشوينات الواردة للموقع
فيلتزم العميل بسداد 75% من قيمة ما ورد منها فعلا للموقع.

12- عند الانتهاء من
تنفيذ العملية تعمل اجراءات الاستلام المؤقت، وتحرر كشوف الحساب النهائي شاملة
جميع قيم الأعمال التي تمت فعلا ويوقع عليها مندوب صاحب العمل ومندوب الشركة
المنفذة على ان يصرف لها قيمة الأعمال المنفذة بالكامل بعد خصم ما سبق سداده على
الحساب اثناء فترة التنفيذ.

13- في حالة تأخر
الشركة المنفذة في تنفيذ العملية وتسليمها في موعدها المحدد المتفق عليه توقع
عليها غرامات تأخير تتراوح ما بين 1% و3% عن كل أسبوع الي ان يتم التسليم المؤقت
على ان فترات التوقف القهرية لا تحاسب عليها الشركة المنفذة وتستبعد من مدة
التأخير.

14- تلتزم الشركة
المنفذة بضمان سلامة العملية المنفذة – المقاولة – المدة التي يحددها القانون
والتي تصل الي عشر سنوات على الأقل كما في المباني السكنية والتي أقرها قانون
الاسكان حديثا بعد زلزال 1992

على انه إذا ما حدث عيب
ما وجب على الشركة إصلاحه فاذا امتنعت قام العميل بالإصلاح على حساب الشركة وخصما
من التأمين المقدم منها عند بدء العملية، أو على حسابها فيما لو لم يكف التأمين أو
ان العيب ظهر بعد سحبه وبعد انقضاء مدة الضمان يشرع الطرفان في اجراءات استلام
الأعمال النهائية – تسليم نهائي – وذلك بموجب محضر موقع عليه من مندوب كلا الطرفين
– العميل والشركة المنفذة – وعند استرداد الشركة لقيمة التأمين المحتجز طرف صاحب
العمل – يقفل ملف العميل بالكامل- وتسوي حساباتها النهائية بدفاتر المنشأة
المنفذة.

15- وجدير بالذكر ان العميل
صاحب المقاولة يلتزم هو الاخر قبل الدولة بسلامة المقاولة إذا كانت لها صلة بأطراف
اخري كالمساكن والمرافق العامة والكباري ……..الخ ولذلك ألزمت قوانين الاسكان
الجديدة صاحب العملية بتقديم تامين عن المسؤولية المدنية بما يوازي قيمة 10% من
العملية وذلك لشركة التامين الحكومية لتغطية المسؤولية المدنية من الاخطار التي قد
يتعرض لها الاشخاص ذات الصلة بالانتفاع بالعملية المنفذة

ملاحظة

ندعوا القارئ الكريم لمراجعة كيف قام برنامج اوركيدا أي ار بي للمقاولات بتغطية دورة العمل الأساسية  في مشروع المقاولات، و كيف قام بتبسيط ادخال العقود سواء العقود التي تلزم بها الشركة مع عملاءها او عقود مقاولي الباطن، و كيف يقوم البرنامج في مساعدة المستخدم علي مراقبة الخامات المنصرفة علي بنود الاعمال سواء التي تقوم بها الشركة او مقاولي الباطن وصلا للتحليل المالي للمشروع و تقييم ارباح المشروع

[display-posts title=”مقالات مرتبطة أخرى” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”المقاولات” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]