مفاهيم عامة
قد يشعر البعض بالتشويش عندما يسمع كلمة “قيد محاسبي”. إن أكثر الناس يفضلون استخدام الألفاظ الدارجة مثل (فاتورة – دفعة تحصيل – شيك … وهكذا). و لكني لا أظن أن اختلاف الألفاظ في حد ذاته هو المشكلة. و السؤال الذي يطرح نفسه هنا, لماذا لمن تُبنى نظم الحسابات على المسميات التي يفهمها معظم الناس. و الإجابة على هذا السؤال تكمن في أن هذه المسميات مرجعها قاصر علي جزء من الدورة. فمثلا لو تخيلنا أن الحسابات هي حسابات عملاء فقط, فإن استخدام هذه المسميات سيكون مثالي. و لذا فأنني أعتقد أن البداية في فهم النظام المحاسبي هي أن نعرف أن رؤيتنا للحسابات هي رؤية قاصرة و أن هناك رؤية أشمل و أوسع. و أننا إذا استطعنا أن نري الحسابات بالوجه الأخر للعملة (القيود), فإننا سوف نرى أشياء لم نكن نراها من قبل.
إن النظام المحاسبي لا يري سوى شيئين اثنين:
الحساب إن حساب العميل الفلاني هو في النظام المحاسبي حساب شأنه شأن حساب خزينة, حساب بنك, حساب رأس المال,حساب المصروفات النثرية … إلخ.
الحركة (القيد) كل ما يصدر له تاريخ فهو حركة مثل إصدار فاتورة بيع – تحصيل نقدية – تحصيل شيك – دفع مصروف … إلخ.
و كل حركة من هذه الحركات تؤثر علي حسابين أو أكثر(ما عدا الأرصدة الافتتاحية تؤثر على حساب واحد فقط). فمثلا تحصيل النقدية يؤثر على “العميل المحصل منه”, وعلى “الخزينة”.
و بالتالي, فإن كل حساب يتراكم عليه رصيد (مدين – دائن) نتيجة الحركات التي تتم علي هذا الحساب. و من الجدير بالذكر أننا نعتبر أن المؤسسة هي شخصية اعتبارية, وأن جميع هذه الحسابات تكون مدينة لها, أو دائنة عليها.
و يتم تنظيم هذه الحسابات في شكل شجري شجرة الحسابات , و بداية يتم تقسيم الحسابات إلى جانبين, جانب مدين و جانب دائن.
و الجدير بالذكر أنه لا يوجد ما يسمي بحساب مدين أو حساب دائن, إذ الأدق في القول هو حساب رصيده الحالي مدين بكذا, أو دائن بكذا و بالطبع فإن حالة الرصيد تتغير مع الوقت. و لكننا عند بناء شجرة الحسابات نقوم بتصنيف كل حساب على أنه مدين/أو دائن على اعتبار الغالب عليه. فمثلا حساب العميل يوضع في الجانب المدين للمؤسسة, بينما المورد في الجانب الدائن و هكذا
و يوضح الشكل التالي مثال لشجرة حسابات مبسطة
ما هو الرصيد الافتتاحي و ما هو جرد أول المدة ؟
عند بدأ تشغيل برنامج الحسابات سوف يكون من العسير تسجيل كل الحركات السابقة بأثر رجعي. ففي الشكل التالي
يتضح أننا بدأنا التسجيل بالكمبيوتر يوم 28/01 وعندما قمنا بحساب رصيد العميل عند ذلك التاريخ فكان مدين 1200.00 ,فيكون هذا المبلغ هو الرصيد الافتتاحي للعميل محمد علي أحمد.
و عليه فإنه لن يتم إدخال أي من الحركات التي حدثت قبل هذا التاريخ في البرنامج. و بالطبع يجب ألا يتم أي تعديل في الدفتر قبل هذا التاريخ حتى يظل التطابق بين الكمبيوتر و الدفتري.
أما بالنسبة لجرد أول المدة فهو نفس المفهوم و لكن بالنسبة للأصناف. أي إنه رصيد الأصناف عند بدء العمل بالبرنامج
نختار المورد (مورد ثلاجات) كما هو موضح , ثم نختار الصنف (ثلاجة 18 قدم)و نختر الكمية 10 و الفئة 1000.00 ليكون إجمالي الفاتورة هو 10000.00
نضغط موافق لحفظ الفاتورة
ماذا لو تعسر عمل الجرد عند بدء تشغيل النظام ؟
إذا لم نقم بإدخال أمر الجرد في البرنامج فان رصيد المخازن سيكون صفر, و بالتالي لن يسمح البرنامج بصرف أي بضاعة من المخازن. و للتغلب علي هذه النقطة نقوم باختيار الوضع “السماح بمخزون اقل من الصفر” في إعدادات النظام. و بالطبع سيظل تقرير المخازن غير مطابق للواقع حتي إدخال أمر الجرد الصحيح, عندئذ سيتطابق تقرير المخزن علي الواقع ثم نلغي الاختيار “السماح بمخزون اقل من الصفر” و كأن شيئا لم يكن.
أسئلة هامة
[display-posts title=”مقالات مرتبطة أخرى” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”8″ exclude_current=”true” category=”الحسابات” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”10″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]