قد يشعر البعض بالتشويش عندما يسمع كلمة “قيد محاسبي”. إن أكثر الناس يفضلون استخدام الألفاظ الدارجة مثل (فاتورة – دفعة تحصيل – شيك … وهكذا). و لكني لا أظن أن اختلاف الألفاظ في حد ذاته هو المشكلة. و السؤال الذي يطرح نفسه هنا, لماذا لمن تُبنى نظم الحسابات على المسميات التي يفهمها معظم الناس. و الإجابة على هذا السؤال تكمن في أن هذه المسميات مرجعها قاصر علي جزء من الدورة. فمثلا لو تخيلنا أن الحسابات هي حسابات عملاء فقط, فإن استخدام هذه المسميات سيكون مثالي. و لذا فأنني أعتقد أن البداية في فهم النظام المحاسبي هي أن نعرف أن رؤيتنا للحسابات هي رؤية قاصرة و أن هناك رؤية أشمل و أوسع. و أننا إذا استطعنا أن نري الحسابات بالوجه الأخر للعملة (القيود), فإننا سوف نرى أشياء لم نكن نراها من قبل.

إن النظام المحاسبي لا يري سوى شيئين اثنين:

الحساب إن حساب العميل الفلاني هو في النظام المحاسبي حساب شأنه شأن حساب خزينة, حساب بنك, حساب رأس المال,حساب المصروفات النثرية … إلخ.
الحركة (القيد) كل ما يصدر له تاريخ فهو حركة مثل إصدار فاتورة بيع – تحصيل نقدية – تحصيل شيك – دفع مصروف … إلخ.
و كل حركة من هذه الحركات تؤثر علي حسابين أو أكثر(ما عدا الأرصدة الافتتاحية تؤثر على حساب واحد فقط). فمثلا تحصيل النقدية يؤثر على “العميل المحصل منه”, وعلى “الخزينة”.
و بالتالي, فإن كل حساب يتراكم عليه رصيد (مدين – دائن) نتيجة الحركات التي تتم علي هذا الحساب. و من الجدير بالذكر أننا نعتبر أن المؤسسة هي شخصية اعتبارية, وأن جميع هذه الحسابات تكون مدينة لها, أو دائنة عليها.
و يتم تنظيم هذه الحسابات في شكل شجري شجرة الحسابات , و بداية يتم تقسيم الحسابات إلى جانبين, جانب مدين و جانب دائن.
و الجدير بالذكر أنه لا يوجد ما يسمي بحساب مدين أو حساب دائن, إذ الأدق في القول هو حساب رصيده الحالي مدين بكذا, أو دائن بكذا و بالطبع فإن حالة الرصيد تتغير مع الوقت. و لكننا عند بناء شجرة الحسابات نقوم بتصنيف كل حساب على أنه مدين/أو دائن على اعتبار الغالب عليه. فمثلا حساب العميل يوضع في الجانب المدين للمؤسسة, بينما المورد في الجانب الدائن و هكذا

و يوضح الشكل التالي مثال لشجرة حسابات مبسطة

عند بدأ تشغيل برنامج الحسابات سوف يكون من العسير تسجيل كل الحركات السابقة بأثر رجعي. ففي الشكل التالي
يتضح أننا بدأنا التسجيل بالكمبيوتر يوم 28/01 وعندما قمنا بحساب رصيد العميل عند ذلك التاريخ فكان مدين 1200.00 ,فيكون هذا المبلغ هو الرصيد الافتتاحي للعميل محمد علي أحمد.
و عليه فإنه لن يتم إدخال أي من الحركات التي حدثت قبل هذا التاريخ في البرنامج. و بالطبع يجب ألا يتم أي تعديل في الدفتر قبل هذا التاريخ حتى يظل التطابق بين الكمبيوتر و الدفتري.
أما بالنسبة لجرد أول المدة فهو نفس المفهوم و لكن بالنسبة للأصناف. أي إنه رصيد الأصناف عند بدء العمل بالبرنامج

نختار المورد (مورد ثلاجات) كما هو موضح , ثم نختار الصنف (ثلاجة 18 قدم)و نختر الكمية 10 و الفئة 1000.00 ليكون إجمالي الفاتورة هو 10000.00
نضغط موافق لحفظ الفاتورة

إذا لم نقم بإدخال أمر الجرد في البرنامج فان رصيد المخازن سيكون صفر, و بالتالي لن يسمح البرنامج بصرف أي بضاعة من المخازن. و للتغلب علي هذه النقطة نقوم باختيار الوضع “السماح بمخزون اقل من الصفر” في إعدادات النظام. و بالطبع سيظل تقرير المخازن غير مطابق للواقع حتي إدخال أمر الجرد الصحيح, عندئذ سيتطابق تقرير المخزن علي الواقع ثم نلغي الاختيار “السماح بمخزون اقل من الصفر” و كأن شيئا لم يكن.