بالطبع ليس الفرق بين النظام الدفتري و برنامج الحسابات هو استخدام الورق في الأول و استخدام الكمبيوتر في الثاني، و في الحقيقة يوجد نقطتان هامتان توضحان هذا الفرق:

• 1. النظام الدفتري يبدأ بكتابة كل الحركات بأنواعها في دفتر واحد (دفتر اليومية), أما في برنامج الحسابات فيوجد شاشة مخصصة لكل نوع من الحركات (شاشة فواتير البيع – شاشة فواتير الشراء …)
• 2. في النظام الدفتري نقوم بتفريغ اليومية بأنفسنا في دفاتر الحسابات الأخري, أما في برنامج الحسابات فيقوم الكمبيوتر ببناء هذه الدفاتر (التقارير) دون تدخل من المستخدم

هل برنامج الحسابات يلغي الدفتري

يمر المستخدم بمرحلتين في تشغيل برنامج الحسابات

• العمل ببرنامج الحسابات على التوازي مع النظام الدفتري حتي يتأكد أنه أصبح يستخدم برنامج الحسابات بشكل صحيح
• تقليص النظام الدفتري مع الاحتفاظ بالدورة المستندية التي تعتبر مصدر الإدخالات للكمبيوتر

ما هي الدورة المستندية

إن عمل برنامج الحسابات يتلخص في أنه يحفظ البيانات بشكل منظم يمكن استخراج تقارير منها لأي فترة مضت, أو البحث عن أي سجل بها. و من الطبيعي أن مدخل البيانات سوف يقوم بإدخال هذه البيانات من سجلات ما موجودة بالمؤسسة و تعتبر المرجع الإداري في المؤسسة.
فمثلا عند تسجيل فاتورة شراء ببرنامج الحسابات سيطلب منك رقم الفاتورة. إن فاتورة الشراء الموجودة الآن بين أيدينا هي مستند قد نحتاج الرجوع إليه مستقبلا. و بالتالي يجب إدخالها في الكمبيوتر بنفس رقمها مع الاحتفاظ بالفواتير بشكل مرتب

أحيانا نحتاج إلى اختلاق مستندات إضافية بالمؤسسة لضمان وصول المعلومات إلي مدخل البيانات بشكل منتظم و دقيق مثل أوامر التشغيل, سندات صرف/استلام النقدية …

ما هي ضمانات النجاح في تشغيل النظام الآلي

ليس كل من حاولوا تطبيق  برنامج الحسابات  نجحوا في ذلك، ولا أظن السر يكمن في أنهم قد استخدموا برامج تعمل بصورة خاطئة، ربما يكون ذلك احتمال وارد، ولكنه احتمال ضئيل، و بظني فأن السر يكمن في أن المستخدم قد يظن أن النظام الآلي سيمكنه من التحول من حالة اللانظام إلى حالة النظام بمجرد أنه بدأ بشراء برنامج محاسبي.
إن آفة العمل بالنظام الآلي هي عدم الالتزام بالعمل بالدورة المستندية و عدم إدخال البيانات بانتظام في الكمبيوتر.
و هنا يجدر التذكرة بالحكمة التي تقول “مالا يدرك كله لا يترك كله” فأحيانا ننصح المستخدم بتقليص الدورة المستندية حتى لو أدي ذلك بتعطيل العمل بجزء من النظام. ثم يتم تكبير الدورة تباعا عل مراحل لاحقة.
هناك نقطة هامة يجب ذكرها هنا، وهي أنه في جميع النظم المحاسبية سواء الدفترية أو الآلية, فإن المراجعة الدورية لمخرجات النظام هي جزء لا يتجزأ من عملية الإدخال. وهنا يحدث خطأ غالبا ما يقع به الكثيرون. إذ أن النظام الآلي غالبا ما يبدأ العمل به على التوازي مع الدفتري. و بالطبع فأن هذا يكون عبء إضافي على الموظفين و ربما ينشغلوا بإدخال البيانات في برنامج الحسابات بانتظام و لا ينشغلوا باستخراج التقارير بانتظام و هنا تكون المحصلة صفر.

ما هي أقل دورة يمكن البدء بها

إن أهم ما يميز برنامج المحاسبة هو أنه يقوم بحساب تأثير كل حركة علي جميع الحسابات المرتبطة بها دون تدخل من المستخدم. أي أنك حين تسجل دفعة تحصل نقدية من عميل فأن حساب العميل و رصيد الصندوق سيتأثرا معا بمجرد تسجيل الحركة. و بالتالي إذا قمنا بمطابقة رصيد الخزينة (الخزائن و البنوك) المستخرج من الكمبيوتر بالرصيد الفعلي الموجود بانتظام. فهذا يضمن لنا أن حسابات العملاء و الموردين ستكون صحيحة بنسبة 100% باستثناء احتمال حدوث خطأ واحد و هو إدخال دفعة باسم عميل بدل من آخر وهذا ما سيتم اكتشافه مع أحد العميلين على الأقل و بالتالي فإننا نرى أن النظام المحاسبي يراجع نفسه. و بالتالي فإن أقل دورة مستندية يمكن البدء بها هي التي تضمن مطابقة و مراجعة أرصدة العملاء و الموردين و حسابات النقدية

أسئلة هامة

مقالات مرتبطة أخرى

• مخازن تشوينات المشروع - مخازن تشوينات مشروع المقاولات والتي تحتسب من الموارد المخصصة للمشروع،… المزيد
• دراسة تفصيلية للمحاور التحليلية - بعد أن تعرفنا كيف نتابع إداء المشروع من خلال محاور… المزيد
• المحاور التحليلية لمشروع المقاولات - المحاور التحليلية لمشروع المقاولات وكيف يمكن تتبعها من خلال برنامج… المزيد
• التقييم المالي الشامل لمشروع المقاولات - التقييم المالي الشامل لمشروع المقاولات من خلال برنامج الحسابات اوركيدا… المزيد
• صرف و تسوية العهد - العهد وكيفية التعامل معها واحدة من اهم النقاط التي يهتم… المزيد
• دفعات العملاء والمقاولين - نناقش في هذا المقال كيفية اصدار الدفعات او استلامها سواء… المزيد
• صرف ومتابعة الخامات - في هذا المقال سوف نقوم بشرح كيفية صرف و متابعة… المزيد
• مستخلصات العملاء و المقاولين - و المستخلصات, هي إثبات التسليم / الاستلام لأجزاء المشروع تباعاً,… المزيد