تعريف
الدورة المستندية للمقبوضات
هي مستندات ووثائق تأييد المقبوضات النقدية
تحقيق الضبط الداخلي للمقبوضات النقدية
الهدف من الدورة المستندية للمقبوضات
- تفعيل وإحكام الدورالرقابي
على المقبوضات النقدية - تسهيل إجراءات تنفيذ
عمليات المقبوضات النقدية - سهولة وسرعة تداول
مستندات المقبوضات النقدية - توفير البيانات اللازمة
للتسجيل بالدفاتر وتحليل العمليات المالية - مرونة وتوازن الدورة
المستندية للمقبوضات بين تحقيق الهدف من الدورة المستندية وسهولة وقبول الإجراءات. - تحقيق الكفاءه فى الاداء
والدقة فى استخراج النتائج التى تحتاجها الاداره العليا لمساعدتها فى اتخاذ اى
اجراءات - حماية مصالح الشركة من
اى عمليات غش او سرقات او غيرها من الاخطار التى قد تتعرض لها الشركةلتاكد من
اتباع المعايير المحاسبيه المتعارف عليها - تغطية الدورة المستندية
والنظام المحاسبى للشركة لجميع اقسام ومعاملات الشركة سواء داخليا او خارجيا فى
اوجه العمليات التى يكون لها تاثير على النواحى المالية
إجراءات تداول المستندات
لابد من فهم وسهولة آلية تنظيم المستندات ويتم تسليم
دفاتر المستندات من المدير المالي للموظف المسئول ويقوم الموظف بإستلام دفتر ويقوم
بالتوقيع على نموذج إستلام دفاتر ويوضح به إسم الموظف المستلم ونوع الدفتر ورقم
مسلسل من … الى …. وعند إنتهاء الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير المالي.
ولابد من وضع هذه الدفاتر بمكان آمن وذلك من مسئولية
المدير المالي أو من يفوضه بذلك.
من المسئول عن تصميم الدورة المستندية للمقبوضات النقدية؟
المراجع الخارجي أوالمدير المالي أو رئيس الحسابات أو المحاسب حسب حجم
وتعقيد عمليات الشركة.
ما هي مصادر المقبوضات النقدية؟
- دفعة مقدمة من عميل
- المبيعات النقدية
- التحصيلات من العملاء
- تحصيلات من الشركاء
- توريدات من البنك
- إسترداد عهد
- تحصيلات من أطراف أخرى
لا يختلف الأمر من النظام اليدوي ألى النظام الآلي
1- أمر توريد نقدية
المستند الأول في الدورة المستندية للمقبوضات النقدية وعادة
يكون موجود بالسكرتارية ممكن أن يوجد دفتر أمر توريد بإدارة المبيعات ( توجيه
لأمين الخزينة بأن يستلم مبلغ نقدي ويقوم بتحرير سند قبض ) يكون فيه إسم الشخص
والمبلغ والوصف وملاحظات وإمضاء محرر أمر التوريد ويتم إعطاؤه للعميل
2- إيصال تحصيل نقدية
ويكون عهدة أمين الخزينة
حالة الدفعة
المقدمة من العملاء
أمين الخزينة يستلم أمر توريد النقدية من العميل ويقوم
بتحرير سند تحصيل نقدية من أصل يقوم بإعطاؤه للعميل ويقوم بعمل 3 صور وفي آخر
اليوم يقوم أمين الخزينة بتجميع سندات القبض من أمر التوريد مع كشف حركة الخزينة
ويقوم بإرسالها للحسابات والصورة الثانية يتم إرسالها للمبيعات والصورة الثالثة
تظل بالدفتر ومن الممكن أن يكون لكل صورة لون مختلف.
حالة المبيعات
النقدية بقسم المبيعات بداخل الشركة
يقوم مسئول
المبيعات بتحرير فاتورة مبيعات نقدية + أمر توريد نقدية موجه بأمين الخزينة، موضح
فيه إسم العميل وسبب دفع المبلغ ويكون من أصل أمر التوريد مع صورة فاتورة مبيعات
نقدية، فيقوم أمين الخزينة بعمل سند قبض نقدي يحتوي على التفاصيل من أصل + 3 صور،أصل
سند قبض نقدية يتم إعطاؤه للعميل + فاتورة مبيعات نقدية + إذن صرف بضاعة
حالة المبيعات
النقدية بمقر خارج الشركة
مبيعات تتم
بشكل يومي في نقاط بيع فيتم تحرير فاتورة مبيعات نقدية وفي نهاية اليوم بتجميع هذه
الفواتير النقدية ويقوم بعمل كشف بإجمالي المبيعات النقدية ويقوم بتوريدها إما
للبنك وأخذ من البنك سند توريد للبنك ويرفق بهذا السند صور فواتير المبيعات
النقدية ويقوم بتسليمها للشركة وإما يقوم بتسليم كشف حركة النقدية مرفق به صور
فواتير المبيعات النقدية للشركة الأم .
سند تحصيل نقدية
يكون مع مندوب التحصيل ( دفتر خاص بالتحصيلات )
- يقوم المحصل بعمل إيصال
تحصيل نقدية للعملاء الذين يقوم بالتحصيل منهم ويكون من أصل وصورتين يقوم بإعطاء
الأصل ( للعميل ) - يقوم بإرفاق الصورة +
أمر توريد نقدية ( للحسابات ) - صورة ( بالدفتر )
- يقوم بتسجيل مبالغ
الإيصالات في سجل مقبوضات يومية بأرقام الإيصالات والمبالغ - إما يقوم بإيداعهم
بالبنك + إشعار توريد للبنك وإما يقوم بتسليمهم للشركة + أمر توريد للخزينة.
أي توريدات أخرى
تبدأ الدورة
بأن يتم عمل أمر توريد نقدية ثم إيصال تحصيل نقدية وتستكمل الإجراءات.
سحب شيك من
البنك
إذا كان
الشيك بإسم أمين عهدة الخزينة يأخذ الشيك ويقوم بصرفه ثم يقوم بتحرير إيصال تحصيل
نقدي من البنك .
وإذا لم يكن الشيك بإسم أمين الخزينة بيتم عمل أمر تحرير شيك ( دورة مستندية شيكات
) وتستكمل الإجراءات.
دفتر حركة الخزينة
هو دفتر رقابي يكون مع أمين الخزينة ويتم إثبات المبالغ
التي تم عمل إيصالات تحصيل نقدية بها في هذا الدفترويتم تجميع مبالغها وإرفاق الإيصالات
بها وتسليمها للحسابات.
لابد من توافر مجموعة شروط أساسية في إذن القبض
- أن تكون الإيصالات مرقمة
( سريال ). - تاريخ تحرير المستند.
- إسم الشركة التي تحرر
المستند. - إسم الطرف الذي يتم
التعامل معه. - قيمة المبلغ الذي تم
تحصيله. - وصف وشرح العملية.
- الإمضاء والاعتماد
للمستند - عدد صور المستند (أن
يكون المستند أصل + 2 صورة أو أكثر) حسب حجم الشركة وحاجة العمل.
أسئلة هامة
[display-posts title=”مقالات مرتبطة أخرى” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” category=”الدورة المستندية” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]