إذا كان هناك شيء واحد تعلمته خلال حياتي المهنية كمستشار SharePoint ، فهو أنه لا يوجد تطبيق SharePoint Portal هو نفسه. هناك اختلافات من حيث المحتوى والبنية والطول والإلحاح وحتى الحماس. ومع ذلك ، خلال المحادثات العديدة التي أجريتها مع عملاء جدد وأطراف معنية ، حددت أيضًا العديد من أوجه التشابه. في الوقت الحاضر ، هذه أشياء أضعها في الاعتبار بشكل خاص. أنها تزيد من فرصة النجاح لجميع الأطراف المعنية.
للتأكيد عليها بشكل أكبر: أريد الإجابة على هذه الأسئلة قبل أن أبدأ تنفيذ جديد. من المهم جدًا أن أكون على نفس الصفحة مثل العميل قبل أن أبدأ في تطبيق SharePoint. كانت عملية التعلم هذه بلا شك ذات قيمة هائلة. في هذه المقالة ، أشارك الأسئلة السبعة التي أريد الإجابة عليها أثناء تطبيق SharePoint جديد.
ما هي مشكلة العمل؟
ما هو الهدف من استخدام SharePoint؟
أين المحتوى وكيف يتم تنظيمه؟
كم عدد الملفات التي نتحدث عنها؟
ما المحتوى الذي نقوم بترحيله ، وأي محتوى نتركه كما هو؟
من الذي يمكنه الوصول إلى SharePoint؟
كيف سيتم استخدام SharePoint؟
1. ما هي مشكلة العمل؟
كل شركة لديها سبب للتفكير في الترحيل إلى SharePoint. تسعة من أصل عشر مرات ، السبب الأساسي لهذا الاعتبار هو مشكلة تواجه الشركة. قد يتعلق الأمر بأتمتة العمليات ، أو تخزين مركزي للملفات والمستندات ، وإصدار الإصدارات ، ودمج مواقع الملفات في ملف واحد ، وإمكانية مشاركة الملفات خارجياً أو مجموعة من العوامل. المهم هو فهم سبب هذا الاختيار.يجب أن يكون لديك فهم كامل لمشكلة (مشاكل) المستخدم النهائي وكيف يمكن لـ SharePoint حل هذه المشكلات. في رأيي ، هذا هو جوهر كل تطبيق SharePoint. دون أن يكون لديك وضوح تام حول هذا الموضوع ، فلا فائدة من البدء في التنفيذ.
2. ما هو الهدف من استخدام SHARPOINT؟
باتباع تعريف مشكلة العمل ، انتقلت على الفور إلى نقطتي التالية: تحديد هدف أو أهداف موقع SharePoint. ما هي إدارات الشركة التي ستستخدم SharePoint وبأية طريقة؟ ما هو الهدف التجاري لكل قسم؟ ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في تحديد بنية موقع SharePoint. على سبيل المثال ، قد تحتاج إدارة تقنية المعلومات إلى قسم مغلق مخصص لتبادل المعرفة الداخلية ، وكذلك قسم عام مخصص للإعلانات على مستوى الشركة. ينطبق الشيء نفسه على الموارد البشرية – قد تكون هناك حاجة إلى بوابة الموظفين بالإضافة إلى قسم مغلق مخصص للاتصال الداخلي للإدارة. وماذا عن إدارة المشروع؟ أي الإدارات تشارك في هذا؟ تأكد من فهم هدف تطبيق SharePoint.
3. أين المحتوى وكيف يتم تنظيمه؟
في معظم الحالات ، سيكون للشركة محتوى موجود. من المهم معرفة الموقع الحالي لهذا المحتوى. هذه هي المعلومات الأساسية التي ستساعد في تطوير خطة الترحيل من ناحية ، وتساعد في تحديد بنية موقع SharePoint من ناحية أخرى. سيتم تخزين محتوى لشركتك العادية على أجهزة الكمبيوتر المحمولة والشبكة الداخلية ومشاركة الملفات و Outlook ، وربما حتى في الحلول المستندة إلى مجموعة النظراء مثل Dropbox أو Google Drive. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تخزين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في Outlook أو Gmail ، تمامًا كما يمكن تخزين مهامهم في MS Project.
بعد قولي هذا ، لا تقصر على موقع المحتوى فقط. نلقي نظرة فاحصة على هيكل وتنظيم المحتوى كذلك. في معظم الحالات ، سيتم العثور على الجزء الأكبر من المحتوى في المجلدات الداخلية. ارسم هيكل وأسماء هذه المجلدات. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك بالفعل استخلاص بعض الاستنتاجات المبكرة حول البيانات التعريفية التي ستحتاج إليها لاحقًا. ستصبح هذه البيانات مفيدة عند تصميم موقع SharePoint. على سبيل المثال ، يمكن أن تستند المجلدات حول الموظفين أو الموردين أو المشروعات أو العملاء.
4. ما عدد الملفات التي نتحدث عنها؟
تكرار مشاركة ملف موجود في SharePoint ليس دائمًا فكرة جيدة. جئت بانتظام عبر مشاركات الملفات مع أكثر من 30000 ملف أو أرقام تتجاوز ذلك. يحتوي SharePoint على حدود عندما يتعلق الأمر بتخزين الملفات لكل مجموعة مواقع ، مكتبة المستندات ، قوائم أخرى. لذلك ، من المهم للغاية إيلاء اهتمام خاص لتوثيق عدد الملفات الموجودة. من المحتمل أن تؤثر أعداد كبيرة من الملفات والمستندات على الطريقة التي ستنظم بها موقع SharePoint. قد تكون النتيجة مواقع أو مكتبات متعددة.
5. ما هي المحتويات التي نهاجر بها ، أي محتوى نتركه كما هو؟
لذلك ، يتم الجزء الأكبر من العمل. الآن يجب أن يكون لديك صورة واضحة عن موقع المحتوى الحالي ومقداره وخصائصه. في هذه المرحلة ، من المهم البحث عن المحتوى الذي يجب ترحيله إلى SharePoint. في معظم الحالات ، لن يتم ترحيل المحتوى الموجود بالكامل. من ناحية أخرى ، من غير المرجح أن تبدأ المنظمات تمامًا من الصفر أيضًا. عادة ما يكون هناك حل وسط. غالبًا ما تبدأ عملية الترحيل بالفعل قبل تنفيذ SharePoint الفعلي عن طريق تنظيف مشاركة الملفات الموجودة.
6. منظمة الصحة العالمية يحصل على الوصول إلى SHAREPOINT؟
سؤال حيوي للإجابة. من الذي يمكنه الوصول إلى أي جزء من موقع SharePoint؟ لا يتعلق الأمر فقط بتحسين العمليات التجارية ، ولكن الأهم من ذلك كله ، مع جانب أمان SharePoint. أفضل طريقة لتنفيذ إعدادات الأمان هي على مستوى الموقع. ما هي مجموعات المستخدمين المطلوبة وأي أذونات يحصلون عليها؟ قراءة ، المساهمة ، التحكم الكامل أو مزيج؟
على الأقل من المهم هو مسألة من لا يستطيع الوصول إلى الموقع أو أجزاء من الموقع. في SharePoint ، يتم توارث إعدادات الأمان من أعلى إلى أسفل. من خلال فهم جيد للأفراد أو مجموعات المستخدمين التي لا ينبغي أن يكون لها حق الوصول إلى محتوى معين ، يمكنك تحديد الحاجة المحتملة لأذونات فريدة لكل مستخدم أو مجموعة.
ثم ، هناك بالطبع مسألة مشاركة المحتوى مع أطراف خارجية. إذا كانت هذه هي الحالة (عادةً ما تكون) ، فلأغراض أمنية ، أوصي بإنشاء مجموعة مواقع منفصلة لا ترتبط بأي حال بموقع SharePoint الداخلي. بالنسبة لمعظم الشركات ، حتى خطر تسرب البيانات الداخلية الحساسة هو بالفعل كابوس بحد ذاته. تأكد تمامًا من الاهتمام بمتطلبات الأمان الخاصة بالمشاركة الخارجية.
7. كيف سيتم استخدام SHARPOINT؟
يعد SharePoint أكثر من مجرد محرك أقراص ثابت أو مشاركة ملفات على شبكة داخلية. ومع ذلك ، فإن إمكانيات مشاركة الملفات وحفظ المستندات ليست سوى قمة جبل الجليد. يمكن لـ SharePoint حفظ وإدارة جميع أنواع المحتوى بدءًا من القوائم والتقويمات إلى المهام وجهات الاتصال والعناصر. هل هناك متطلبات لهذا؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسيؤثر ذلك على وظيفة SharePoint التي ستنشرها أثناء التنفيذ.
لا يمكنني التحدث إلا عن نفسي ، لكن في الوقت الحاضر ، سأبدأ تطبيق SharePoint فقط إذا كان لدي إجابة واضحة على هذه الأسئلة السبعة. ثم عندما حان الوقت للبدء ، سوف أطبقه على مراحل.
[display-posts title=”مقالات سابقة” category=”SharePoint Applications Articles” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]