تستهدف سجلاتك المالية متابعة كافة عملياتك
التجارية بغرض الاحتفاظ بها في حالة توازن إضافة إلى توفير معلومات مفيدة للتقارير
الإدارية التي تقدم إلى الهيئات الضرائبية علاوة على استخدامها كأدوات في اتخاذ
القرارات.

 وهنا
تبرز أهمية جدول الحسابات باعتباره مفتاحاً لهذه البيانات.

والشيء الذي نتطلع إليه حقيقة في جدول الحسابات
هو الأرقام وإذا كنت تستخدم مجموعة من الملفات أو حتى صناديق حفظ للاحتفاظ
بإيصالات لمختلف العمليات التجارية في عملك، فإن هذه الأرقام الحسابية ستعنى
ببساطة أنها مستندات توضيحية.

 حيث
يتعين تواجد رقم حسابي يغطي كل نوع من العمليات التجارية، بما فيها مصدر دخلك ونوع
المصاريف التي تكبتها.

 وفى
نهاية كل فترة محددة (شهر، سنة) يتم تجميع مبلغ الدورات في كل فئة، ولسوف يزودك
هذا بالأرقام لإيجاد عائد ضرائبي أو حساب الأرباح والخسارة.

كيفية البدء بإيجاد جدول الحسابات

يتعين عليك بداية تعلم الفئات الكبرى التي توجد
الجدول، ومن ثم بمقدورك العمل على العناوين الفرعية التي ستزودك بالتفاصيل المطلوبة.
طريقة المحاسبة المقبولة ورقمها من ١٠٠ أو ١٠٠٠ إلى ٦٠٠ أو ٦٠٠٠ ومع هذا فإن برامج
الكمبيوتر الجاهزة تستخدم ٧٠٠ و ٨٠٠ أيضاً لأغراض التفاصيل الإضافية ولا يهم على
الإطلاق سواء استخدمت ١٠٠ أو ١٠٠٠. وتعني كل فئة ما يلي :

المحاسبة المقبولة ترقمها من ١٠٠ أو ١٠٠٠ إلى ٦٠٠أو ٦٠٠٠

  • ·       ١٠٠ -الأصول

وتتضمن هذه الأصول المتداولة مثل النقدية
وحسابات المقبوضات والتي ينطر إليها على أنها سائلة، حيث إنها تتحول إلى نقدية
عندما تجرى تحصيل هذه الحسابات) .

ويتم ترقيم الأصول المتداولة من ١١٠ إلى ١٤٩ .

بينما يتم ترقيم الأصول الثابتة مثل المخزون ،
والآلات والمعدات والعقارات بهذه الكيفية ١٥٠- ١٩٩

  •        ٢٠٠ -الخصومات

سوف تعمد إلى تضمين الخصومات الجارية مثل حسابات
مستحقة الدفع، ضرائب مستحقة، والحصة الحالية لأي قرض (ما يعادل من قيمته عامًا
واحداً من المدفوعات) وهذه يتم ترقيمها بهذه الكيفية ٢١٠ – ٢٤٩.

إن خصوماتك ذات الأجل الكبير مثل الحصة غير
المتداولة من أي قرض إضافة إلى مذكرة إخطار غير مستحقة سيتم ترقيمها بهذه الكيفية
٢٥٠-٢٩٩.

  • ٣٠٠- حساب الملكية

إن مبلغ حساب الملكية، ويعني الفرق بين الأصول،
والخصوم سيتم تناوله في هذا الرقم الخاص بالحساب مع وجود استثناء واحد. الأرباح
المحتجزة لديها رقم تصديري حسابي خاص بها هو رقم ٤٠٠.

  •       ٤٠٠- الأرباح المحتجزة
  •       ٥٠٠- الايراد

وهذا هو المكان الذى تعمد فيه إلى عمل تصنيفات
للأنواع المختلفة من العائد الذي تستلمه الشركة والذى سيكون أساساً دخلاً وارداً
من المبيعات . وإذا حدث وحصلت ضريبة المبيعات على أنواع معينة من المبيعات وليست
كلها ، فهذا هو المكان الذى بمقدورك فيه كتابة الأرقام بدقة .

الاستخدام الحقيقي هو يمثل أداة أدارة والتي سيتم
تناول هذا الموضوع بتفصيل أكبر بعد قليل في هذا الفصل.

  •       ٦٠٠-٨٠٠ المصروفات

وسيكون لدى كل نوع من المصروفات (المواد الخام،
العمالة، الإيجار، المنافع، و……..) رقم الحساب الخاص به، ومن أجل أغراض
الاستفادة من المعلومات بالنسبة لعوائد الضرائب، تعد حسابات منفصلة للمصروفات التي
لن تخصم مثل دفع المصروفات الشخصية وحصة مبلغ القرض من أية مدفوعات للقرض.

 إن
كيفية استخدم أية معلومات إدارية سنتناولها فيما بعد في هذا الفصل.

لابد أن يكون لكل حساب اسم

لا تقلق من ضرورة قيامك بحفظ مجموعة من الأرقام
لكي تسجل أو تفهم البيانات التي يوجدها جدول الحسابات.

 ومع كل
رقم، يوجد اسم وصفى موجز بحيث يكون كافياً لإخبار المسجل والمطلع على حد سواء
بالموجود في هذا الحساب المعين.

فعلى سبيل المثال، فإن حساب الدخل في للفئة رقم
٥٠٠ بيد أن الحسابات يمكن تقسيمها، مثل الحسابات المستخدمة في محل بيع أحذية:

التعريف الرقم
مبيعات أحذية رياضية جلدية ٥٠١
مبيعات أحذية عادية ٥٠٢
مبيعات صنادل ٥٠٣

ولكل فئة يوجد فئات فرعية أيضاً والتي تعطى
تفاصيل أكثر مثل المبيعات من جانب صانع معين . علي سبيل المثال :

التعريف الرقم
مبيعات أحذية رياضية جلدية من أديداس ٥٠١_٠١ 
مبيعات أحذية رياضية جلدية من التوحيد والنور ٥٠١_٠٢
مبيعات أحذية رياضية جلدية من الشركة المصرية
للجلود
٥٠١_٠٣

كم عدد أرقام الحسابات التي ستعد ؟

يتم اتخاذ هذا القرار وفقاً للتشاور مع محاسب الشركة،
والمراقب المالي الداخلي أو كاتب الحسابات.

 وبمقدورك إيجاد نظام كبير جداً والذي سيتيح لك
أدق التفاصيل وفى حالة إجراء ذلك يدوياً، كلما كانت أرقام الحسابات كثيرة استغرقت
وقتاً أطول لإجراء عمليات القيود اليومية.

 أما
بالنسبة لهؤلاء الذين يتعاملون مع نظام محاسبي يعمل بالكمبيوتر، فإن البرامج التي
تستخدمها قد يكون لديها حدود معينة، بيد أنه لابد من توافر المزيد من الأرقام
الكافية بحيث تزودك بالتفاصيل التي تحتاجها.

بمقدورك إيجاد نظام كبير جداً والذى سيتيح لك أدق التفاصيل

وفى حالة عدم تأكدك في البداية من عدد أرقام
الحسابات التي تحتاجها أخيراً، فلا تقلق بإفراط لأنك ستكون قادراً على الإضافة
والتغيير كلما دعت الحاجة لذلك.

من الذي يتعين عليه إيجاد جدول
الحسابات هذا؟

يشعر معظم المحاسبين والمراقبين الماليين وبعض كتبة
الحسابات بالراحة عندما يعدون جدول الحسابات:

 ولقد
تم سابقاً ترسيخ الفئات العريضة في الحسابات، وهكذا يعمدون إلى اتباع صيغة عامة.

 بيد أن
مدخلات الإدارة _ بالمعلومات التي لديها _ هي التي سوف تجعل من هذا النظام قيمة
حقيقة من وجهة النظر التشغيلية.

 وعليك
بمعرفة أية معلومات متاحة قد تكون ذات فائدة في إدارة عملك، وها نحن نوضح لك مكان
ترتيبها لكي يمكن تصنيفها.

 فعلى
سبيل المثال، وبالنسبة لجانب الإيرادات فإننا نعمد إلى تصنيف المعلومات حول مبيعات
المنشأة.

 وبإمكانك تخطيط مشتريات المخزون، والتركيز الإعلاني،
وفترات البيع الخاصة، وحتى الاتجاهات المستقبلية للعمل وذلك بمعرفة تامة حول ما
يباع من عدمه.

وإذا قل إيراد المبيعات من جراء منتج معين،
يمكنك تتبع أية بنود أخرى راكدة وتخطط لبذل جهد تسويقي أو إجراء بيع خاص لإصلاح الأمر.

ومن ناحية أخرى، لو وجدت أن نمو المبيعات
بالنسبة لخط منتج معين ولم تكن تتوقع أن يلاقى رواجاً، فبمقدورك تركيز المزيد من الانتباه
لتشييع هذا النمو وتجري تخطيطاً حول إجراء مشتريات متزايدة للمخزون أيضاً.

 وغنى
عن القول فإن كمية التفاصيل تعتمد على تشكيلة متنوعة من المنتج أو الخدمات التي
يوفرها عملك.

وهذه التفاصيل ذات أهمية كبرى للنجاح بالنسبة
لبعض الأعمال التجارية.

 فالمطعم
_ على سبيل المثال _ يحتاج الي معرفة الكثير حول مبيعاته مقسمة إلى فئات مثل الأطعمة،
المشروبات، ووجبات الغذاء والعشاء، وهذه المعلومات ذات أهمية بالنسبة لمتطلبات
فريق العمل ومشتريات الأطعمة على حد سواء.

وسيتم أيضاً متابعة لتفاصيل المصروفات من خلال جدول الحسابات .

سيكون لديك مصروفات حول المواد الخام، والعمالة،
الإيجار، المنافع، توريدات المكتب، والمعونة الإدارية، وغيرها وهذه المصروفات سيتم
خصمها من إيراد العائدات لكي توضح لك ما إذا كانت شركتك قد أحرزت أرباحاً أو تكبدت
خسائر من جراء عملية التشغيل.

 وكلما
كانت المعلومات مستفيضة، استطعت ممارسة رقابة أكبر علي العمليات بغية إنشاء مستوى
مقبول من الربحية والحفاظ عليه.

كلما كانت المعلومات مستفيضة استطعت ممارسة رقابة أكبر على
العمليات بغية إنشاء مستوى مقبول من الربحية والحفاظ عليه .

ولنفترض بأنك قد ركزت كل عمالتك في فئة واحدة
وابتدأ الرقم في النمو كنسبة مئوية من المبيعات.

 وتجد
أن أرباحك تتناقص وتهبط، وترغب في إجراء تحقيق حول السبب.

 وإذا
قسمت كشف الرواتب إلى فئات فرعية واستخدمت إحداها بالنسبة الأكثر دقة حول الارتفاع
في التكلفة، ومن ثم يصبح في قدرتك اتخاذ الخطوات التصحيحية قبل تحولها إلى مشكلة.

وما يلي يمثل جدول حساب فعلي استخدمه مقاول
سباكة في عمل يزيد عن ٢ مليون دولار.

 والنظام الكمبيوتري الذي استخدمه هنا هو برنامج أوركيدا
سوفت المحاسبي Orchida
ERP .

وتم إجراء تعديل حول جدول الحسابات وفقاً
لأنظمتهم الترقيمية المتوفرة وهذا النظام لا ينحرف عن بعض الأنظمة الأخرى، مثلما
تفعل بعض البرامج الشاملة الأخرى.

الأصول المتداولة

هي تلك البنود التي ستصبح نقدية خلال عام .

الكود الرقم
الأصول المتداولة
النثريات ١٠٠٠
Citibank حسابات شيكات سيتي بنك ١٠٢٠٠
استثمارات سوق الأموال ١٠٦٠٠
استثمارات شهادات إيداع ١٠٧٠٠
شيكات سيتي بنك فائدة محققة ١٠٨٠٠
حساب مقبوضات ١١٠٠٠
مخصص لحسابات مشكوك فيها ١١٥٠٠
المخزون _ المواد ١٢٠٠٠
مصروفات مدفوعة مسبقاً ١٤٠٠٠
سلفيات للموظفين ١٤١٠٠
أوراق مالية مدينة متداولة ١٤٢٠٠
أعمال قيد التنفيذ ١٤٣٠٠
مقدم منافع ١٤٥٥٠
أصول متداولة أخرى ١٤٧٠٠
أصول طويلة الأجل
أثاث وتركيبات ١٥٠٠٠
معدات ١٥١٠٠
سيارات ١٥٢٠٠
تحسينات للعقارات المؤجرة ١٥٤٠٠
المباني ١٥٥٠٠
تحسينات في المباني ١٥٦٠٠
أراضي ١٥٩٠٠
متراكم _ الاثاث ١٧٠٠٠
متراكم _ المعدات ١٧١٠٠
متراكم _ سيارات ١٧٢٠٠
متراكم _ أشياء أخرى ١٧٣٠٠
متراكم _ عقارات مستأجرة ١٧٤٠٠
متراكم المباني ١٧٥٠٠
متراكم _تحسينات مباني ١٧٦٠٠
الخصوم المتداولة
حسابات مستحقة الدفع ٢٠٠٠٠
مصروفات مستحقة ٢٣٠٠٠
إيجارات مستحقة ٢٣١٠٠
أجور مستحقة ٢٣٢٠٠
ضريبة بطالة فيدرالية ٢٣٥٠٠
ضريبة الدخل الفيدرالي ٢٣٥١٠
ضرائب مستحقة الدفع على جدول الرواتب
بالولاية
٢٣٦٠٠
التأمين ضد البطالة في الولاية ٢٣٦١٠
ضرائب مستحقة الدفع على جدول الرواتب المحلية ٢٣٨٠٠
الضمان الاجتماعي ( الرعاية الصحية) ٢٣٨١٠
ضرائب الدخل مستحقة الدفع ٢٣٩٠٠
ضرائب أخرى مستحقة الدفع ٢٤٠٠٠
حصة متداولة لدين طويل الأجل ٢٤١٠٠
أرباح صافية / مصرفية ٢٤٢٠٠
أرباح صافية / حملة الأسهم ٢٤٢١٠
خصوم متداولة أخرى . ٢٤٧٠٠
خصوم غير متداولة
أوراق مالية مستحقة الدفع _ حصة غير المتداولة ٢٧٠٠٠
رهن مستحق الدفع ٢٧٣٠٠
خصوم أخرى طويلة الأجل ٢٧٤٠٠
حقوق المساهمين
أسهم عامة ٢٩٠٠٣
رأسمال مدفوع ٢٩٠٠٤
أرباح محتجزة ٢٩٠٠٥
حصص مدفوعة ٣٩٠٠٧
الدخل
العائد ٤٠٠٠٠
أعمال قيد التنفيذ ٤٠٢٠٠
دخل فائدة ٤٠٢٠٠
دخل آخر ٤٠٨٠٠
رسوم شحن مستردة ٤٥٥٠٠
عوائد مبيعات ومخصصات ٤٨٠٠
خصوم مبيعات ٤٩٠٠٠
المصروفات / المباشرة
تكاليف عمالة مباشرة ٥٠٠٠٠
تكاليف مبيعات / إعانة الاتحاد ٥٠١٠٠
تكاليف المواد ٥٠٥٠٠
تكاليف المعدات ٥١٠٠٠
تكاليف مقاولات من الباطن ٥١٥٠٠
تكاليف مبيعات _ شحن ٥٧٥٠٠
عوائد مشتريات ومخصصات ٥٩٠٠٠
مصروفات عامة وإدارية
مصروفات إعلانات ٦٠٠٠٠
مصروفات محاسبية ٦٠٠١٠
مصروفات استهلاكية ٦٠٥٠٠
مصروفات سيارات وشاحنات ٦١٠٠٠
مصروفات ديون معدومة ٦١٥٠٠
رسوم مصرفية ٦٢٠٠٠
زيادة أو نقص في الصندوق ٦٢٥٠٠
مصروفات مساهمات في أعمال خيرية ٦٣٠٠٠
إسهام في الرعاية ٦٣١٠٠
عمولات وأجور ٦٣٥٠٠
مصروفات استهلاك ٦٤٠٠٠
مستحقات واشتراكات ٦٤٥٠٠
مصاريف برنامج مزايا الموظفين ٦٥٠٠٠
مصاريف ضريبة الدخل ٦٦٥٠٠
مصاريف التأمين / خصوم ٦٧٠٠٠
مصاريف التأمين / عمال الشركة ٦٧١٠٠
مصاريف التأمين / الصحة ٦٧٢٠٠
مصاريف التأمين / العجز ٦٧٣٠٠
مصاريف التأمين / الحياة ٦٧٤٠٠
مصاريف الفائدة ٦٧٥٠٠
مصاريف غسيل ونظافة ٦٨٠٠٠
مصاريف قانونية ومهنية ٦٨٥٠٠
مصاريف تراخيص ٦٩٠٠٠
مصاريف المكتب
مصروفات صيانه ٧٠٠٠٠
مصروفات وجبات وضيافة ٧٠٥٠٠
مصروفات المكتب ٧١٠٠٠
ضرائب أخرى ٧١٥٠٠
ضرائب عقارية ٧١٦٠٠
ضريبة مياه وصرف ٧١٧٠٠
مصاريف ضريبية جدول الرواتب ٧٢٠٠٠
مصروفات جزاءات وغرامات ٧٢٥٠٠
مصروفات / معاشات وخطة مشاركة الأرباح ٧٣٠٠٠
مصروفات بريدية ٧٣٥٠٠
مصروفات إيجارات ٧٤٠٠٠
مصروفات إيجار معدات ٧٤٥٠٠
رواتب العاملين بالمكتب ٧٥٠٠٠
مصروفات التوريدات ٧٥٥٠٠
مصروفات الهاتف ٧٦٠٠٠
مصروفات سفريات ٧٦٥٠٠
مصروفات منافع ٧٧٠٠٠
مصروفات أجور العاملين ٧٧٥٠٠
مصروفات متنوعة ٨٩٠٠٠
مكسب أو خسارة ناجمة عن بيع الأصول ٩٠٠٠٠
ضرائب الدخل للمؤسسة ٩٠١٠٠

الديون المعدومة والرسوم المصرفية قد تكون ذات تكلفة عالية جداً
لذا يجب مراقبتها

ولسوف تلاحظ أيضاً كم التفاصيل المدرجة في
الحسابات العامة والإدارية. وهذه المصروفات هامة بإرادتها بعقد المقارنات على أساس
شهري لرصد أية تغييرات قبل أن تصبح قضية تؤثر على النتيجة النهائية .

ومن الجدير بالذكر فإن هيكلة أي نظام محاسبي بحيث
يعمل كأداة نجاح تشغل اهتمام وتركيز كل من المديرين والمهنيين على حد سواء. ولهذه
الصورة يستحق جهد العمل المبذول في هذا الصدد .

واتساب أتصل الآن