إعداد جدول الحسابات ‏

تستهدف سجلاتك المالية متابعة كافة عملياتك
التجارية بغرض الاحتفاظ بها في حالة توازن إضافة إلى توفير معلومات مفيدة للتقارير
الإدارية التي تقدم إلى الهيئات الضرائبية علاوة على استخدامها كأدوات في اتخاذ
القرارات.

 وهنا
تبرز أهمية جدول الحسابات باعتباره مفتاحاً لهذه البيانات.

والشيء الذي نتطلع إليه حقيقة في جدول الحسابات
هو الأرقام وإذا كنت تستخدم مجموعة من الملفات أو حتى صناديق حفظ للاحتفاظ
بإيصالات لمختلف العمليات التجارية في عملك، فإن هذه الأرقام الحسابية ستعنى
ببساطة أنها مستندات توضيحية.

 حيث
يتعين تواجد رقم حسابي يغطي كل نوع من العمليات التجارية، بما فيها مصدر دخلك ونوع
المصاريف التي تكبتها.

 وفى
نهاية كل فترة محددة (شهر، سنة) يتم تجميع مبلغ الدورات في كل فئة، ولسوف يزودك
هذا بالأرقام لإيجاد عائد ضرائبي أو حساب الأرباح والخسارة.

كيفية البدء بإيجاد جدول الحسابات

يتعين عليك بداية تعلم الفئات الكبرى التي توجد
الجدول، ومن ثم بمقدورك العمل على العناوين الفرعية التي ستزودك بالتفاصيل المطلوبة.
طريقة المحاسبة المقبولة ورقمها من ١٠٠ أو ١٠٠٠ إلى ٦٠٠ أو ٦٠٠٠ ومع هذا فإن برامج
الكمبيوتر الجاهزة تستخدم ٧٠٠ و ٨٠٠ أيضاً لأغراض التفاصيل الإضافية ولا يهم على
الإطلاق سواء استخدمت ١٠٠ أو ١٠٠٠. وتعني كل فئة ما يلي :

المحاسبة المقبولة ترقمها من ١٠٠ أو ١٠٠٠ إلى ٦٠٠أو ٦٠٠٠

• ·       ١٠٠ -الأصول

وتتضمن هذه الأصول المتداولة مثل النقدية
وحسابات المقبوضات والتي ينطر إليها على أنها سائلة، حيث إنها تتحول إلى نقدية
عندما تجرى تحصيل هذه الحسابات) .

ويتم ترقيم الأصول المتداولة من ١١٠ إلى ١٤٩ .

بينما يتم ترقيم الأصول الثابتة مثل المخزون ،
والآلات والمعدات والعقارات بهذه الكيفية ١٥٠- ١٩٩

•        ٢٠٠ -الخصومات

سوف تعمد إلى تضمين الخصومات الجارية مثل حسابات
مستحقة الدفع، ضرائب مستحقة، والحصة الحالية لأي قرض (ما يعادل من قيمته عامًا
واحداً من المدفوعات) وهذه يتم ترقيمها بهذه الكيفية ٢١٠ – ٢٤٩.

إن خصوماتك ذات الأجل الكبير مثل الحصة غير
المتداولة من أي قرض إضافة إلى مذكرة إخطار غير مستحقة سيتم ترقيمها بهذه الكيفية
٢٥٠-٢٩٩.

• ٣٠٠- حساب الملكية

إن مبلغ حساب الملكية، ويعني الفرق بين الأصول،
والخصوم سيتم تناوله في هذا الرقم الخاص بالحساب مع وجود استثناء واحد. الأرباح
المحتجزة لديها رقم تصديري حسابي خاص بها هو رقم ٤٠٠.

•       ٤٠٠- الأرباح المحتجزة
•       ٥٠٠- الايراد

وهذا هو المكان الذى تعمد فيه إلى عمل تصنيفات
للأنواع المختلفة من العائد الذي تستلمه الشركة والذى سيكون أساساً دخلاً وارداً
من المبيعات . وإذا حدث وحصلت ضريبة المبيعات على أنواع معينة من المبيعات وليست
كلها ، فهذا هو المكان الذى بمقدورك فيه كتابة الأرقام بدقة .

الاستخدام الحقيقي هو يمثل أداة أدارة والتي سيتم
تناول هذا الموضوع بتفصيل أكبر بعد قليل في هذا الفصل.

•       ٦٠٠-٨٠٠ المصروفات

وسيكون لدى كل نوع من المصروفات (المواد الخام،
العمالة، الإيجار، المنافع، و……..) رقم الحساب الخاص به، ومن أجل أغراض
الاستفادة من المعلومات بالنسبة لعوائد الضرائب، تعد حسابات منفصلة للمصروفات التي
لن تخصم مثل دفع المصروفات الشخصية وحصة مبلغ القرض من أية مدفوعات للقرض.

 إن
كيفية استخدم أية معلومات إدارية سنتناولها فيما بعد في هذا الفصل.

لابد أن يكون لكل حساب اسم

لا تقلق من ضرورة قيامك بحفظ مجموعة من الأرقام
لكي تسجل أو تفهم البيانات التي يوجدها جدول الحسابات.

 ومع كل
رقم، يوجد اسم وصفى موجز بحيث يكون كافياً لإخبار المسجل والمطلع على حد سواء
بالموجود في هذا الحساب المعين.

فعلى سبيل المثال، فإن حساب الدخل في للفئة رقم
٥٠٠ بيد أن الحسابات يمكن تقسيمها، مثل الحسابات المستخدمة في محل بيع أحذية:

ولكل فئة يوجد فئات فرعية أيضاً والتي تعطى
تفاصيل أكثر مثل المبيعات من جانب صانع معين . علي سبيل المثال :

كم عدد أرقام الحسابات التي ستعد ؟

يتم اتخاذ هذا القرار وفقاً للتشاور مع محاسب الشركة،
والمراقب المالي الداخلي أو كاتب الحسابات.

 وبمقدورك إيجاد نظام كبير جداً والذي سيتيح لك
أدق التفاصيل وفى حالة إجراء ذلك يدوياً، كلما كانت أرقام الحسابات كثيرة استغرقت
وقتاً أطول لإجراء عمليات القيود اليومية.

 أما
بالنسبة لهؤلاء الذين يتعاملون مع نظام محاسبي يعمل بالكمبيوتر، فإن البرامج التي
تستخدمها قد يكون لديها حدود معينة، بيد أنه لابد من توافر المزيد من الأرقام
الكافية بحيث تزودك بالتفاصيل التي تحتاجها.

بمقدورك إيجاد نظام كبير جداً والذى سيتيح لك أدق التفاصيل

وفى حالة عدم تأكدك في البداية من عدد أرقام
الحسابات التي تحتاجها أخيراً، فلا تقلق بإفراط لأنك ستكون قادراً على الإضافة
والتغيير كلما دعت الحاجة لذلك.

من الذي يتعين عليه إيجاد جدول
الحسابات هذا؟

يشعر معظم المحاسبين والمراقبين الماليين وبعض كتبة
الحسابات بالراحة عندما يعدون جدول الحسابات:

 ولقد
تم سابقاً ترسيخ الفئات العريضة في الحسابات، وهكذا يعمدون إلى اتباع صيغة عامة.

 بيد أن
مدخلات الإدارة _ بالمعلومات التي لديها _ هي التي سوف تجعل من هذا النظام قيمة
حقيقة من وجهة النظر التشغيلية.

 وعليك
بمعرفة أية معلومات متاحة قد تكون ذات فائدة في إدارة عملك، وها نحن نوضح لك مكان
ترتيبها لكي يمكن تصنيفها.

 فعلى
سبيل المثال، وبالنسبة لجانب الإيرادات فإننا نعمد إلى تصنيف المعلومات حول مبيعات
المنشأة.

 وبإمكانك تخطيط مشتريات المخزون، والتركيز الإعلاني،
وفترات البيع الخاصة، وحتى الاتجاهات المستقبلية للعمل وذلك بمعرفة تامة حول ما
يباع من عدمه.

وإذا قل إيراد المبيعات من جراء منتج معين،
يمكنك تتبع أية بنود أخرى راكدة وتخطط لبذل جهد تسويقي أو إجراء بيع خاص لإصلاح الأمر.

ومن ناحية أخرى، لو وجدت أن نمو المبيعات
بالنسبة لخط منتج معين ولم تكن تتوقع أن يلاقى رواجاً، فبمقدورك تركيز المزيد من الانتباه
لتشييع هذا النمو وتجري تخطيطاً حول إجراء مشتريات متزايدة للمخزون أيضاً.

 وغنى
عن القول فإن كمية التفاصيل تعتمد على تشكيلة متنوعة من المنتج أو الخدمات التي
يوفرها عملك.

وهذه التفاصيل ذات أهمية كبرى للنجاح بالنسبة
لبعض الأعمال التجارية.

 فالمطعم
_ على سبيل المثال _ يحتاج الي معرفة الكثير حول مبيعاته مقسمة إلى فئات مثل الأطعمة،
المشروبات، ووجبات الغذاء والعشاء، وهذه المعلومات ذات أهمية بالنسبة لمتطلبات
فريق العمل ومشتريات الأطعمة على حد سواء.

وسيتم أيضاً متابعة لتفاصيل المصروفات من خلال جدول الحسابات .

سيكون لديك مصروفات حول المواد الخام، والعمالة،
الإيجار، المنافع، توريدات المكتب، والمعونة الإدارية، وغيرها وهذه المصروفات سيتم
خصمها من إيراد العائدات لكي توضح لك ما إذا كانت شركتك قد أحرزت أرباحاً أو تكبدت
خسائر من جراء عملية التشغيل.

 وكلما
كانت المعلومات مستفيضة، استطعت ممارسة رقابة أكبر علي العمليات بغية إنشاء مستوى
مقبول من الربحية والحفاظ عليه.

كلما كانت المعلومات مستفيضة استطعت ممارسة رقابة أكبر على
العمليات بغية إنشاء مستوى مقبول من الربحية والحفاظ عليه .

ولنفترض بأنك قد ركزت كل عمالتك في فئة واحدة
وابتدأ الرقم في النمو كنسبة مئوية من المبيعات.

 وتجد
أن أرباحك تتناقص وتهبط، وترغب في إجراء تحقيق حول السبب.

 وإذا
قسمت كشف الرواتب إلى فئات فرعية واستخدمت إحداها بالنسبة الأكثر دقة حول الارتفاع
في التكلفة، ومن ثم يصبح في قدرتك اتخاذ الخطوات التصحيحية قبل تحولها إلى مشكلة.

وما يلي يمثل جدول حساب فعلي استخدمه مقاول
سباكة في عمل يزيد عن ٢ مليون دولار.

 والنظام الكمبيوتري الذي استخدمه هنا هو برنامج أوركيدا
سوفت المحاسبي Orchida
ERP .

وتم إجراء تعديل حول جدول الحسابات وفقاً
لأنظمتهم الترقيمية المتوفرة وهذا النظام لا ينحرف عن بعض الأنظمة الأخرى، مثلما
تفعل بعض البرامج الشاملة الأخرى.

الأصول المتداولة

هي تلك البنود التي ستصبح نقدية خلال عام .

الديون المعدومة والرسوم المصرفية قد تكون ذات تكلفة عالية جداً
لذا يجب مراقبتها

ولسوف تلاحظ أيضاً كم التفاصيل المدرجة في
الحسابات العامة والإدارية. وهذه المصروفات هامة بإرادتها بعقد المقارنات على أساس
شهري لرصد أية تغييرات قبل أن تصبح قضية تؤثر على النتيجة النهائية .

ومن الجدير بالذكر فإن هيكلة أي نظام محاسبي بحيث
يعمل كأداة نجاح تشغل اهتمام وتركيز كل من المديرين والمهنيين على حد سواء. ولهذه
الصورة يستحق جهد العمل المبذول في هذا الصدد .