السبب الرئيسي
لتواجدك في عملك هو توفير السلع أو الخدمات لعملائك المعروف
أن النجاح هو إتمام عملية بيع، وبمجرد إنجاز هذه العملية التجارية
فإن نظامك المحاسبي
يبدأ في العمل. وقيمة صفقة البيع هذه تصبح دخلاً للشركة
ويتم ترحيلها حساب الدخل في دفتر الأستاذ الفرعي، وإذا تمت عملية
البيع على أساس
نقدي، يتم ترحيلها إلى حساب النقدية.
وإذا تمت على أساس ائتماني،
يتم ترحيلها إلى حساب المقبوضات، ولسوف تحتاج إلى عدد من مختلف القيود
الإنجاز هذه العملية التجارية.
بيد أن الأمر كله سيبدأ بالمستند الأصلي والمتمثل
في الفاتورة التي أصدرتها إلى عميلك، ويجب أن تحتوي على هذه المعلومات.
قيمة صفقة البيع هذه تصبح دخلاً للشركة ويتم ترحيلها إلى
حساب الدخل في دفتر الأستاذ الفرعي
معلومات العميل :
- الاسم
- العنوان
- رقم حساب العميل
- الشروط المتوقعة للحساب (وهذه يجب أن
توضح ما إذا كان البيع يتم على أساس نقدي أو ائتماني مبني على
شيك ائتماني أو ناتجا عن تجربة عمل سابق) .
معلومات حول البيع
- تاريخ البيع
- كمية البيع
- مواصفات السلع المباعة أو الخدمات المقدمة
- رقم حساب الدخل إذا كنت تعمد إلى إبراز تفاصيل حول إيرادك لتتبع مسار أنواع المبيعات التي تجريها، وهنا يتم تصنيف هذه التفاصيل.
شروط البيع هل هي نقدية أم ائتمانية) على الأجل (؟
ومما يجدر ذكره فإن الترحيل الأول سيكون بالنسبة لحساب الدخل الإيراد العائد) وهو تحت رقم ۵۰۰ أو ۵۰۰۰ في معظم الأنظمة. وسيتم ترحيله في دفتر الأستاذ الفرعي باعتباره دخلا، وفي دفتر الأستاذ العام بالتفصيل، وحان الوقت الآن لإجراء عملية الترحيل الثانية تحسبا لنتيجة تلك العملية التجارية:
هل استلمت نقدية (شيك أو ما يعادل هذا على صورة بطاقة ائتمان، والتي يتولى طرف ثالث دفعها مثل البنك، وتعتبر نقدا) أم هل أضفت المبلغ إلى حساب المقبوضات؟ وتلك سيتم ترحيلها إلى حسابات الأصول (۱۰۰ أو۱۰۰۰) سواء أكانت نقدا أم مقبوضات. والترحيل الذي سجل في دفتر الأستاذ الفرعي سيجري الآن ترحيله إلى دفتر الأستاذ العام.
إنشاء حساب المقبوضات
في النظام الكمبيوتري لابد وأنك قد أوجدت قاعدة بيانات مع كافة المعلومات
المطلوبة حول العميل حتى تتمكن وبسهولة من ترحيل أي عملية بيع وجدير
بالإحاطة فإن حساب المقبوضات هو نفس حساب العميل، وهكذا تود أن تسجل معلومات بقدر الإمكان حتى تتيح لإدارة المبيعات استخدام هذه
المعلومات أيضا. ولا يحتاج البيع النقدي لأن يرحل في بطاقة حساب العميل لأنه لم ينجم عن أموال مستحقة، غير أن الترحيل وفقا للبيع، ولسوف تتيح لك
هذه الدفعة متابعة التسجيل الكامل لكافة مشتريات العميل من الشركة .
عملية ترحيل صفقة البيع الى
حساب العملاء
تتمثل
الخطوة الأولى في ترحيل المبيعات إلى حساب الإيراد ومن ثم إلى بطاقة حساب العميل
في كل حالة ترغب في الاستدلال على العملية التجارية بالتاريخ
ورقم الفاتورة بحيث يمكنك الإشارة إلى المستند الأصلي، وقد تحتاج لإضافة المبيعات الآجلة
الحالية إلى أية أرصدة سابقة للحصول على المبلغ الحالي المستحق على هذا العميل.
وهذا التسجيل التفصيلي
يعتبر أمرا هاما بالنسبة لأنشطة التحصيل الفعالة لعملك التجاري. والنظام المحاسبي الذي
يعتمد على الكمبيوتر سيعمد إلى تحديث أرصدة حساب المقبوضات، أما في النظام اليدوي فيتعين
عليك التأكد من ضرورة القيام بهذه الخطوة، ولسوف يظهر إجمالي رصيد حسابات العملاء كخط
بنود على جانب الأصول في ميزانيتك العمومية”.
تتمثل الخطوة
الأولى في ترحيل – المبيعات إلى حساب الإيراد ومن ثم إلى بطاقة حساب العميل.
ترحيل المدفوعات والائتمانيات
الأخرى إلى حساب العملاء
عندما يتم استلام أية مدفوعات، يجري قيدها في الرصيد الموجود
في بطاقة حساب العميل، وتتمثل الخطوة الهامة هنا في التأكد أن المدفوعات قد تم
تسجيلها في مقابل الفاتورة التي تم دفعها، وفي نهاية الشهر،
سوف ترغب في تحديد التبويب التاريخي لحسابات العميل المعلقة حتى يمكن تحديد ما عليه
من أموال مستحقة عن الفواتير التي تخطت ۳۰، ۱۰، ۹۰ يوما أو أكثر،
وإذا لم ترحل المدفوعات في مقابل الفاتورة السليمة، فإن هذه المهمة ستصبح بالغة
الصعوبة وستكون مضيعة للوقت. وأحيانا لا تنتظم المدفوعات ومن
ثم يجب ضرورة الاستدلال عليها وعنونتها.
هل تم تخطي فاتورة معنية بسبب عدم استلامها أو هل هناك مشكلة حول البضاعة أو الخدمة المقدمة وفقا لتلك الفاتورة؟ ولن تكون قادرا على حل المشكلة إذا لم تكن لديك المعلومات الكافية. ومن الاهمية
بمكان ملاحظة متى يتم عمل مدفوعات غير كافية في مقابل الفاتورة ان البحث عن مكان الأموال المحتجزة حتى يمكنك تصحيح المشكلة وتحصل على
ما هو مستحق لك.
عمليات تجارية بخلاف المدفوعات
. توجد طرق عديدة قد تقلل من أرصدة العميل، بيد أنك يجب أن تتعلم كيفية تناولها حتى تجعل نظامك متوازنا وبحيث تغدو سجلاتك دقيقة. والطرق الثلاثة الهامة هي كما يلي
- مذكرة الائتمان: هذه عملية توثيق تتيح إجراء تعديل بالنسبة للبضاعة المعيبة أو الخدمة غير المكتملة، ومن ثم يجري إعداد فواتير زيادة عن الأسعار المحددة أو رسوم غير سليمة بالنسبة للشحن وهكذا.
وعليك إيجاد عمليات توثيق مساندة داخلية (مذكرة ائتمان) وترحل من الرقم الذي خصصته لهذه الوثيقة.
وسيتيح لك مبلغ الائتمان تخفيضا في الإيراد حيث إنه سيتم خصمه من إجمالي المبيعات (حساب الإيراد).
- إعادة البضاعة.
وهذه عملية تجارية أسهل حيث إنها تتضمن إلغاء مبلغ البيع الآجل، غير أنه يتعين عليك أن تتذكر أيضا إيجاد مذكرة ائتمان مشفوعة بالمستندات الداعمة لذلك والمبلغ الذي يقيد في جانب المدين سيتم خصمه أيضا من حساب مبيعاتك أو الإيراد ولسوف يقلل هذا من إجمالي حجم أعمالك - قفل او الغاء
دين معدوم، مما يجدر ذكره أن هذه حقيقة غير سعيدة بالنسبة
لمعظم الشركات وتظهر من وقت لآخر.
فمن خلال ۲۱ عاما أمضيتها
في العمل عمدت إلى شطب 5 حسابات باعتبارها ديونا معدومة، وبإمكانك التقليل من ديونك
المعدومة أيضا لو اتبعت هذه النصيحة. والخطوة الأولى تتمثل في اتخاذ قرارات صعبة والتمسك
بها.
وغني عن الذكر فإنك بحاجة لإجراء المبيعات، ولكن ما الفائدة
إذا لم تحصل على ائتمانها، توخ الحذر، ومع هذا قد يأتي اليوم عندما يكون هناك عميل
غير راغب أو غير قادر على تسديد الكمبيالة، ويتعين عليك القيام بمحاولة نشيطة للتحصيل
وحتى لو حولت الحساب إلى محام أو وكالة تحصيل.
وإذا ثبت فشل ذلك، يمكنك الافتراض أن الدين قد أصبح معدوما، ولسوف تصدر مذكرة ائتمان لترسيخ الإجراءات الداخلية وترحل المقبوضات، وفي معظم الحالات، ستعمد إلى ترحيل المبلغ في مقابل المبيعات.
وإذا كان عملك ضخما ونظامك قويا وحديثا للغاية، فقد تلجأ إلى تخصيص حساب الديون المعدومة
. وفي تلك الحالة يصبح هذا الحساب مدينا بدلا من كونه إيرادا، وهذا هو السيناريو غير المحتمل بالنسبة لمعظم الشركات.
ومما لا شك فيه أن المقبوضات هي دم حياة عملك؛ حيث إنها تمثل النقدية الواردة بغية استخدامها واستغلالها في عمليات التشغيل. أوجد وحافظ على هذه المعلومات بدقة، ولسوف تعزز كثيرا من درجة حسن الأداء في عملك.