ممارسة أساسيات المحاسبة

تعمد يوميا إلى إنفاق الأموال لشراء المواد الخام أو المخزون، وتدفع رواتب الموظفين، وتدفع الضرائب والإيجار والمنافع، وتشكيلة متنوعة من المصروفات

الأخرى الضرورية لتشغيل عملك التجاري، ويصبح نوع ومبالغ مصروفاتك هي إجمالي تكلفة التشغيل.

وإذا كنت تدفع نقدا، فإنك تنفق وتسجل هنا وفقا لدفتر الأستاذ الفرعي الملائم. وإذا تمت المشتروات على أساس ائتماني (على الأجل) فمعنى ذلك أنها تنفق هنا وتسجل في حساب الدائنين الملائم.

ومثلما كان الحال مع نظام المقبوضات، فإنك ستقوم بهذه القيود المتعددة مشفوعة بالمستند الأصلي. وهذه ستكون الكمبيالة التي أصدرتها الشركة أو

الفرد الذي قمت بالشراء من أيهما.

ويجب القيام بعملية تنظيم للمعلومات حول البائع، وكذلك بالنسبة للمطلوبات تماما كما فعلت بالنسبة للمقبوضات.

معلومات عن البائع

• الاسم
• العنوان
• الشروط العامة
  للحساب (وسيخبرك هذا متى يتم دفع الكمبيالة لكي تحظى بخصم، ومتى يجب دفعها لتلبية متطلبات
  البائع).
• معلومات
  حول الشراء تاريخ الشراء (هام بسبب رغبتك في قيد مصاريف الشراء كمدين لكي يتم تسديدها
  في الفترة الشهرية الملائمة).
• كمية المبيعات
  مواصفات السلع أو الخدمات المشتراة.
• رقم حساب
  المصروفات هذا أيضا في غاية الأهمية لأنك يجب أن توزع المصروفات على رقم الحساب الملائم
  حيث يتحول مباشرة إلى رقم يظهر في حساب الأرباح والخسائر.

شروط البيع، هل تم دفع الثمن أم تم الشراء على الأجل؟

ولسوف يكون ترحيلك المبدئي على جانب المصروفات، ومرة أخرى توخ
الحذر باختيار رقم الحساب الصحيح. أما الترحيل الثاني فهو إما من حساب

النقدية (مقللا؟ النقدية المتاحة) وإما بالنسبة لحساب المستحقات
(والذي يزود من خصوماتك). والترحيل التي أجريت في دفاتر الأستاذ الفرعية يجب ترحيلها
إلى دفتر الأستاذ العام أيضا

عندما تصبح عملية الشراء مصروفات:

إعداد حسابات الدائنين

إعداد حساب المطلوبات

إذا كنت تعمل حاليا وفقا لنظام كمبيوتري، فإن معظم البائعين المنتظمين لابد وأنهم قد دخلوا سابقا في قاعدة البيانات مما يمكنك وبسهولة من ترحيل أية

مشتريات أو مصروفات.

وبخلاف جانب المقبوضات حيث تريد إدخال أي عملاء جدد لغرض توفير معلومات حول المبيعات والتسويق يحتاج البائع الذي قلما تلجأ إلى إدخاله أيضا تحت اسم بائع منفصل في حالة إجراء عملية البيع في مقابل النقدية، وما عليك إلا إظهار التكاليف الخاصة بالشراء ومن نافلة القول فإن حسابات المطلوبات تتصل بحسابات المصروفات، …

لذا توخ الحذر عندما تستغل بائعة واحدة بالنسبة لتشكيلة متنوعة من مختلف أنماط المصاريف.

فعلى سبيل المثال، قد تستخدم برنامج أوركيدا سوفت Orchida
ERP لشراء عدد من الخدمات أو حتى المواد.

وقد يكون البائع شخص منفرد، غير أن الرسوم التي يتم تقاضيها قد تكون بالنسبة للسفريات والضيافة، وتوريدات المكتب، والبريد أو البريد السريع، وحتى المواد الخام ويقبل بعض الموردين بطاقات الائتمان الكبرى.

وعندما يتم ترحيل المصروفات تأكد من سلامة توزيعها على حساب المصروفات الملائم.

ويتعين إجراء ذلك عندما يتم تحرير فاتورة المشتريات أو تقاضي الثمن، أو عندما يتم الدفع، وهكذا فإن العملية التجارية تأخذ حينئذ مسارها الطبيعي.

ترحيل المدفوعات والائتمانيات الأخرى

إن الاختبار الأول حول نظام استحقاق الدفع هو مدى اليسر في توضيح معلومات كافية مطلوبة لجدولة المدفوعات. ويبدأ هذا بالترحيل الدقيق للفواتير والتي تركز على الدفع في التواريخ المستحقة.

. وقد تقرر تعديل هذا التاريخ للاستفادة من خصم نظير الدفع المبكر أو إذا كان المورد الدائن قد منحك شروطا أكثر مرونة مثل تاريخ إضافي بالنسبة للطلبيات المبكرة للبضاعة الموسمية.

وبمجرد حلول التاريخ المستحق وتوفرت أموال كافية لديك لتقديم مدفوعات، فإنك بذلك تكون قد بدأت عملية دفع المطلوبات.

وتتمثل الخطوة الثانية في إصدار شيك، والذي يعمل وفقا للكمبيوتر، سوف يبدأ الكمبيوتر أوتوماتيكيا بإجراء الخصم من حساب النقدية التي تمثل الأموال المتاحة في مصرفك. وثمة ظروف قد تلجأ عندها إلى إصدار الشيكات دفعة واحدة، ومن نافلة القول فإن الشيك الجيد والرصيد الجيد يظهر عندما يكون إجمالي الشيكات المدفوعة متساو مع التخفيض الذي حل في رصيد حساب متطلباتك.

يجب عليك الإشارة على الشيك من جانب آخر برقم الفاتورة (والتاريخ ويجب أيضا وضع رقم الشيك على العملية التجارية مستحقة الدفع اضافة الى المستند الأصلي، ويتم إجراء تفاصيل العملية في دفتر الأستاذ الفرعي ومن ثم تقيد في دفتر الأستاذ العام وأيضا يتعين التثبت من الفواتير الواردة للتأكد من مدى صحتها بالنسبة للبضاعة المشحونة أو الخدمة المقدمة، وكذلك دقة الأسعار، والكمية المشحونة وحالة استلامها.

ومعظم الفواتير تحوي بيانات تفيد بأن كافة المطالبات يجب إجراؤها في خلال سبعة أيام.

وإذا حدث ووجدت بعد شهر خطأ ما في البضاعة، فإن ذلك قد يحرمك من حق الرجوع إلى البائع على الإطلاق.

وثمة خطأ شائع يدور حول فرض رسوم الشحن بصورة غير صحيحة أو تحميلها على الفاتورة ويتم تحرير فاتورة شحن إليك أيضا.

توخ المحافظة على حقوقك وعلى أموالك.

عمليات تجارية بخلاف المدفوعات

في حالة حدوث أية اختلافات أو مطالبات في مواجهة أية فاتورة لبائع ما، تأكد بأن توثق التفاصيل مع تسجيلها في المكان الملائم.

وأية تخفيضات أو زيادات بالنسبة لهذا الأمر يتم ترحيلها نظير حساب المصاريف الأصلية والتي تم تقاضيها.

فعلى سبيل المثال، إذا حدث وأرجعت مواد خام أدنى من المعيار القياسي، فإنك سوف تقلل من المطلوبات عندما ترحل الائتمان وتقلل تكاليف المواد الخام أيضا.

وتستدعي بعض الأسباب أخذ ائتمانيات نظير فاتورة البائع: رد البضاعة تصحيح السعر أو حدوث خطأ في الكمية، تكاليف شحن غير ملائمة، خصم مسموح به بسبب نوعية الجودة، أو مشاكل في الخدمة.

لذا يجب التأكد من إصدار البائع مذكرة ائتمان لشركتك لإعطاء المصداقية لهذا التعديل وفي حالة عدم فعل ذلك، عليك بإصدار وثيقة داخلية ترسل إليهم بالفاكس كإخطار مع تضمين هذه المذكرة بالحوالة النقدية وأرفق كل هذا مع الوثيقة الأصلية.

ادارة حسابات المطلوبات هي المفتاح لإدارة النقدية

في الحقيقة فإن عمليات تسجيل ومتابعة حسابات المطلوبات قد تكون إسهاما كبيرا بالنسبة لنجاحك المالي. إذ بمقدور ذلك إضافة المزيد إلى التدفق النقدي

الإيجابي بالتأكيد على استفادتك من سائر الخصومات التجارية المسموح بها

عندما تصبح عملية الشراء مصروفات:

إعداد حسابات الدائنين

والتي يصل معدلها عادة من 1 إلى 0 فبالنسبة المشتريات سنوية يصل مقدارها إلى ۱۰۰۰۰۰ دولار في السنة، فمعنى ذلك إضافة من ۱۰۰۰ دولار إلى ۲۰۰۰ دولار إلى نتيجتك النهائية

وإذا كان التدفق المالي نادرة، فإن متابعة حسابات المطلوبات تتيح لك جدولة المدفوعات واضعا في اعتبارك مدى توفر النقد في مواجهة المدفوعات المطلوبة، ولن تدفع كمبيالة واحدة وتستنزف كافة موارد المتاحة، ومن ثم تفاجأ بدفعة هامة مستحقة الدفع بعد أيام لاحقة.

إن إدارة النقد تمثل عنصرا هامة للتخطيط المالي الناجح، ومن ثم تبدأ إدارة النقد الفعال بإنشاء ومتابعة السجلات الداخلية السليمة

إن متابعة حسابات المطلوبات تتيح لك جدولة المدفوعات واضعافي اعتبارك مدى توفر النقد في مواجهة المدفوعات المطلوبة