قد يؤسس نظامك المحاسبي على أساس نقدي أو على أساس استحقاقی:
ومن الأهمية بمكان معرفة أي أساس تستخدمه، ومن المعروف بأن الشخص
الذي يعد دفاترك وقد يكون المحاسب، أو المراقب المالي أو كاتب الحسابات، أو ما يماثل
ذلك سيعمد إلى اتخاذ القرار إذا لم تقم أنت بذلك وقد لا يكون هذا القرار هو الأكثر
حكمة. ولابد أن يكون لديك معلومات متاحة حتى توفق في الاختيار السليم.
ولتكن البداية هذه التعريفات الأساسية:
المحاسبة على أساس نقدي
توضح هذه الطريقة الدخل (أو الإيراد) في وقت الدفع: ولن تظهر
المبيعات الائتمانية حتى يتم دفعها. ويتم أيضا تسجيل المصروفات فقط عند دفعها. وهكذا
فإن أية مشتريات ائتمانية لن يتم توزيعها على الحساب المختص ما لم يتم سداد ثمنها بدلا
من فعل ذلك وقت تحرير الفواتير.
المحاسبة على أساس استحقاقي
تعرف هذه الطريقة بالإيراد عندما يتم اكتسابه حتى ولو لم يتم
دفعه فعليا. وتظهر كافة المصروفات بمجرد إنفاقها سواء تم دفعها أو إعداد فواتيرها لكي
تدفع في تاريخ لاحق. وسوف تظهر أية التزامات مستحقة، بما فيها الضرائب، كمصروفات.
المؤيدون والمعارضون
الأساس النقدي
المؤيدون. يقولون بأنها طريقة سهلة في
الإعداد والإدارة وتعمل بصورة مرضية بالنسبة للنظام اليدوي. ويمكنك إدارتها عبر دفتر
شيكاتك. والمرشح المثالي لهذا الأساس يتمثل فقط في الأعمال الصغيرة، خاصة الأعمال الخدمية
والتي تتلقي في الغالب الأعم النقدية، وتدفع لتلبية احتياجاتها نقدا أو عن طريق الشيكات.
فالمطعم الذي يدفع نقدا إلى موردی الأغذية، ويدفع أيضا جداول الرواتب بما فيها الضرائب)
في أوقات محددة يعتبر أيضا مرشحا لهذه الطريقة المحاسبية. وثمة أنماط أخرى من مؤسسات
التجزئة قد تصبح قادرة على استخدام الأساس النقدي.
المعارضون. يقولون بأنه من الصعب معادلة الدخل والمصروفات في نفس الفترة بسبب دخول وخروج الأموال في أوقات متباينة. على سبيل المثال، فقد تشتري بضاعة نقدا في شهر مايو وتبيعها نقدا في شهر يونيو، وبظهور المصروفات في شهر والدخل في الشهر التالي، فإن عقد مقارنة حول مدى التقدم شهرا بشهر أمر يتسم بالصعوبة: وينطبق نفس الشيء على عقد مقارنة الفترة ما حول السنة الحالية بنفس الفترة من العام الماضي. وقد يبدو الأمر أكثر خطورة حيث إن هذا النظام لن يتيح لك حسن الإدارة، لأن الفواتير غير المدفوعة يمكن أن تتراكم بدون تسجيل والدين المتصاعد لن يكون واضحا وقد يهدد وبخطورة مستقبل العمل. ومما يجدر ذكره فإن الضرائب غير المدفوعة تصبح مختفية دائما في نظام المحاسبة وفقا للأساس النقدي.
الأساس الاستحقاقي
المؤيدون. يقولون بأن حساب الإيراد وحساب المصروفات يمكن معادلتهما في أية فترة محددة. وهكذا يمكن الحصول بيسر على بيان بحساب الأرباح والخسائر. وتصبح عمليات عقد المقارنات بين فترة وأخرى أكثر اتصالا ويمكن استخدامها بالنسبة للتخطيط وإعداد الميزانيات التقديرية. وتتيح طريقة الاستحقاق مجالا للإدارة لمواصلة الإشراف على سائر التغييرات المالية وإجراء أية عمليات تصحيحية عندما تستدعي الحاجة ذلك. ومما يجدر ذكره فإن الإدارة السليمة للتدفق النقدي تتطلب معلومات جيدة وحسنة التوقيت.
وإذا حدث وتواجدت ضمنا كمية كبيرة من الموجودات الملموسة ستكون قادرة على إجراء حساب حول الاستهلاك فقط على أساس استحقاقي، ولهذا قيمة حيث إنها مصروفات يمكنها توفير ضرائب العمل، ويجب أن تحاط علما بأن قيمة الموجودات في الميزانية سوف تنخفض لاستخدامها ولاستهلاكها. ولسوف يحفزك هذا بضرورة الحاجة للإحلال للأصول الصعبة مؤخرة.
المعارضون. يقولون بأنها نظام أكثر صعوبة في تأسيسه وتشغيله. ومن الممكن التغلب على ذلك: بيد أنه مضيعة للوقت لإيجاد الاحتفاظ بنظام الاستحقاق هذا يدوية. ولهذا فمن المحتمل أن تظهر لك الحاجة لاقتناء جهاز كمبيوتر وبعض برامج المحاسبة. وإضافة لذلك فإن الشخص الذي يتم تعيينه لإدخال واستخراج والمحافظة على بيانات هذا النمط من النظام المحاسبي سيكون مطلوب منه أن يكون لديه مستوى عال من الخبرة التقنية والخبرة الشخصية، وسيكون كذلك ذا راتب أعلى.
تضمينات الضرائب لنظامي المحاسبة على أساس نقدي
مقابل المحاسبة على أساس استحقاقي
طبعا قد تحتاج لمناقشة سائر استراتيجياتك حول التخطيط الضرائبي مع محاسبك المهني، بيد أنه توجد عدد من المزايا بالنسبة لطريقة المحاسبة وفقا
للاستحقاق تتفوق على استخدام خصومات الاستهلاك (والتي قد تكون كبيرة). وحيال نهاية العام ستبدأ في معرفة مدى ربحية العام وتعمد إلى إجراء خطط لتقلل إلى أدنى حد ممكن من التزامك الضرائبي. ويمكن تأدية ذلك على جانب الدخل مثلما هو الحال على جانب المصروفات لأنك لست مجرد إنسان يتعامل فقط في تبادل الأموال. وإذا حدث وتسلمت عربونا في أواخر العام حول عملية بيع: بيد أن العملية التجارية الفعلية لم يتم إنجازها بعد ولا تحررت لها الفواتير اللازمة، فلست -والأمر هكذا- مضطرا لإظهارها باعتبارها دخلا، برغم أنك سوف تعمد إلى إدخال هذه الدفعة في نظامك.
وبالنسبة لجانب المصروفات، فقد ترغب في إجراء مشتريات زائدة من المواد مثل آلة طباعة وتوريدات مكتبية، ومعدات إصلاح أو شراء أدوات جديدة بحيث تصبح المصروفات في حالة تعادل في مواجهة الربح الجيد. وتذكر بأن المواد التي تدخل في المخزون سيكون لديها تأثير قليل بسبب أنها ستزيد من الأصول، وعمليات الشراء للمعدات الأكبر ستعتبر من رأس المال، ولسوف تحظى بخصم فقط على مجرد الاستهلاك. وإذا اتضح أن السنة الحالية ليست مربحة فبمقدورك إضافة الدخل والذي لن يزيد من التزامك الضرائبي عبر تحرير فواتير للعمل المنجز جزئية في فترة السنة الحالية. وبمقدورك كذلك تأخير المصروفات عن طريق طلب أن تكون الفواتير مؤرخة بالنسبة للعام الجديد لتوفير خصم بالنسبة لفترة أكثر ربحية.
التحول من نظام المحاسبة على أساس نقدي إلى نظام المحاسبة على أساس استحقاقي.
وحتى لو بدأ نظام المحاسبي على أساس نقدي بسبب صغر شركتك واعتقد محاسبك بأنها ستكون أسهل، يمكنك دائما إجراء هذا التحول. أما بالنسبة للمحافظة على السجل الداخلي، فستحتاج إلى شخص محترف لإجراء التعديلات اللازمة وإعداد الأرصدة الافتتاحية على سائر حساباتك. ومن وجه النظر الضرائبية، يتعين عليك إخطار مصلحة الضرائب في خلال ۱۸۰ يوما من بداية العام الذي نويت فيه إجراء التغيير إلى الأساس الاستحقاقي. ويتم الإخطار من خلال ملء صيغة مبسطة بمقدور مستشارك الضرائبي عليك إخطار مصلحة الضرائب إنجازها.