فهم الحسابات المدينة والحسابات الدائنة ‏

يوجد نوعان أساسيان من أنظمة إمساك الدفاتر نوع ذو قيود منفردة من القیود مزدوجة، ولاحظ أنني استخدمت الاصطلاح إمساك الدفاتر وليس المحاسبة: حيث إن نظام القيد المنفرد طريقة للحفاظ على البيانات المعلوماتية: بيد أنها ليست طريقة كافية للمحاسبة بشأن العمليات التجارية وبما أن هذا المقال يدور حول المحاسبة والإدارة المالية، فإنني سأعمد إلى قصر نفسي على نظام المحاسبة ذي القيد المزدوج.

ولسوف يتطلب معرفة كيفية عمل هذا النظام الإحاطة التامة بالمعرفة حول أساسيات كيفية عمل الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، وهي أكثر تعقيدا من الناحية النظرية عما عليه الحال أثناء الممارسة، عمدنا إلى مناقشة الحسابات المدينة والحسابات الدائنة بدون استخدام العنوان المحدد، ذلك أن عملية البيع تقيد بالدائن وتقيد بالمدين إما إلى النقدية إما حساب المقبوضات. وفي بعض الحالات، فإن الائتمان يزيد من الرصيد، وفي حالات أخرى يزيد المدين من الرصيد.

لابد من تعادل الحسابات المدينة والحسابات الدائنة

. مما يجدر ذكره فإن أية عملية تجارية تفيد مرتين، مرة على الجانب المدين ومرة على الجانب الدائن، ويتعين أن تتعادل هذه القيود معا. وبرغم أنها قد تبدو معقدة، إلا أن المنطق بسيط، فلو حدث ودفعت لك قيمة فاتورة مستحقة لك، فيجب إزالتها من رصيد حساب المقبوضات. ومن ناحية أخرى، ففي المقابل، ستضيف مبلغ الدفعة إلى رصيدك المصرفي. أما بالنسبة لجانب المشتريات، فعندما يتم دفع كمبيالة (كشف حساب)، فإنها لم تعد مطلوبة منك ولا تمثل الآن التزاما عليك، غير أن أصولك النقدية قد قلت بمقدار مبلغ الشيك الذي سحب من رصيدك.

التفسير الفني

تستخدم الحسابات صيغة على شكل (الحرف T) مدرجة بها الحسابات المدينة على الجانب الأيسر والحسابات الدائنة على الجانب الأيمن. ولعلك لن تستخدم هذا النمط من النظام داخلية حيث من المحتمل أنك تستخدم نظاما محاسبيا كمبيوترية والذي ينهض بالعملية أوتوماتيكية، وإذا كنت ما زلت تعمل نظام اليدوي وتستخدم القيود المزدوجة، فثمة فرص حول قيام المحاسب بتعديل الأرصدة على أساس شهري. ولغرض إبراز فهم متزايد للنظام برمته،

تجدني أقدم التوضيحات التالية:

توجد أربعة أنماط حسابية أساسية:

الأصول، الخصوم، الإيرادات، المصروفات وهذا هو ما يحدث عندما يتم تقيد هذه الحسابات في الجانب الدائن أو الجانب المدین.

نمط الحساب.                    الجانب المدين.                   الجانب الدائن

الأصول.                                          يتزايد.                                                    يتناقص

الدخل.                                             يتناقص.                                                  يتزايد

الخصوم.                                           يتناقص                                                  يتزايد

المصروفات.                                       يتزايد                                                   يتناقص

فعلى سبيل المثال لو تمت عملية بيع بالأجل لقيمة ۱۰۰۰ دولار: ادخل المبيعات ۱۰۰۰ دولار يتم قيدها في الجانب الدائن حساب المقبوضات ۱۰۰۰ دولار يتم قيدها في الجانب المدين ويتعين تعادل هذه مع تلك وينجم عن دفع قائمة حساب (كمبيالة) ما يلي:

النقدية       يتم قيدها في الجانب الدائن، المصروفات يتم قيدها في الجانب المدين

وكما ترى، فإن لكل عملية تجارية ما يساويها ويتقابل معها، وبعد إنجاز سائر العمليات الشهرية، أو السنوية فإن الأرصدة لابد وأن تتعادل. وغني عن البيان فإن الحسابات المدينة والحسابات الدائنة تترابط مع ومباشرة بالنسبة لأهم مستندين تصدرهما أي شركة: ألا وهما الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر. وهكذا ترى أن الدقة أمر بالغ الأهمية. |

إظهار الأصول والخصوم في الميزانية العمومية

تعتبر التغييرات (الخصومات أو الإضافات) في الأصول التي تمتلكها الشركة.. والخصوم المدان بها مجال عملك أساسي ميزانيتك العمومية، والاختلاف ما يتمثل في صافي القيمة أو نقص في القيمة للعمل، وهو رقم يتعين عليك معرفته وتفهمه. ذلك أن العمليات التجارية التي تقوم بها على أساس يومي ستعمد على تغيير هذه الأرقام، لذا يتعين عليك إدراك كيفية قيد هذه التغييرات في الجانب المدين، والذي يزيد من الأصول (ويخفض من الخصوم، أو كيفية قيدها في الجانب الدائن، والذي يفعل العكس تماماً

حسابات الإيراد والمصروفات يشكلان
بيان حساب الربح والخسارة

سيظهر الإيراد الذي قيدته على الجانب الدائن بالنسبة لعمليات
التجارية في بيان حساب الأرباح والخسائر في نهاية كل شهر. ولهذا فمن الضروري التأكد
أن هذا الحساب قد تم قيده في الجانب الدائن بالنسبة لكل بنود الدخل المحتملة أما حساب
المصروفات فيجب قيده وبطريقة سليمة في الجانب المدين بالنسبة لكافة الأموال المنفقة
لتحقيق هذا الدخل. وهكذا ففي نهاية كل شهر، فإنك سوف تصدر بيان دقيقة حول الأرباح والخسائر.
ومما يجدر ذكره … فإن بيان الأرباح والخسائر هو التقرير حول مدى التقدم في شركتك،
ولهذا فإن البيانات المعلوماتية الدقيقة حسنة التوقيت والتي تفهمها وتحسن استغلالها
قد تكون أهم أداة لديك لإدارة ناجحة لشركتك.

الفهم الأساسي ذو أهمية

سيناط الترحيل الفعلي للحسابات المدينة وللحسابات الدائنة في
دفاتر الأستاذ | العام ودفاتر الأستاذ الفرعية بالمراقب المالي، أو كاتب الحسابات،
أو المحاسب. وثمة شخص ما على امتداد المسار سيستخدم نظاما كمبيوتريا اجعل العمل سهلا.
ولهذا فإن التفسيرات التقنية ليست بذات ضرورة لك، بيد أن الإدراك الجوهري لذلك أمر
في غاية الأهمية. ومن نافلة القول أن هذه العمليات أساسية بالنسبة للتقارير والمعلومات
التي هي بمثابة خريطة طريق بالنسبة للتشغيل الناجح.