لماذا تفشل عمليات نشر SharePoint وكيفية تجنبها؟

يعد Microsoft SharePoint أداة تعاون قوية للشركات. تمكن ميزاتها القوية الموظفين من مشاركة وإنشاء وتنظيم المعلومات المتعلقة بنمو الشركة ورؤيتها. ببساطة ، يمثل SharePoint مركزًا للابتكار والنمو لشركتك. على الرغم من فوائده العديدة ، فإن العديد من عمليات نشر SharePoint لا تزال تفشل.

عند مراجعة أهم الحواجز التي تحول دون نشر SharePoint بنجاح ، وجد الخبراء أن العديد من الشركات تفتقر إلى خطة نشر استراتيجية وتكافح من أجل زيادة فائدة البرنامج. في الواقع ، وجد استطلاع AIIM 2013 أن أكثر من 30٪ من الشركات التي تمت مقابلتها حققت فقط “نشرًا أساسيًا” ، مقارنةً بطموحاتها العالية السابقة.

من أجل مساعدة شركتك في الحصول على الفوائد الكاملة لـ SharePoint وتجنب النشر الفاشل ، سنشارك رؤيتنا حول النظام الأساسي. قبل أن نناقش النصائح لضمان نشر SharePoint بنجاح ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأسباب وراء فشل عمليات النشر هذه:

يحتاج القادة التنفيذيون إلى تطوير استراتيجية نشر مفصلة لها أهداف قابلة للقياس. أجب عن السؤال التالي: “كيف يبدو نشر SharePoint الناجح لشركتي؟” بدون إجابة واضحة ، لن يتمكن فريقك من استخدام إمكانيات SharePoint بفعالية. لتحقيق إطلاق ناجح ، يجب أن تكون مؤسستك بأكملها على نفس الصفحة فيما يتعلق بالاستخدام المقصود للبرنامج وفي النهاية النتائج المرغوبة.

تفشل العديد من عمليات النشر لأن الموظفين لا يفهمون ميزاته. عندما سئل عن عدم إحراز تقدم نحو النشر الكامل ، ذكرت ما يقرب من 20 ٪ من الشركات أن نقص الموارد هو السبب الرئيسي. التدريب المستمر يمكن أن يرفع نشر SharePoint الأساسي إلى نشر كامل. بمجرد أن يتعرف الفريق على البرنامج ، فإن توفير تدريب إضافي بناءً على معدلات التبني الحالية يمكن أن يحفز الموظفين على الخوض أكثر والاستفادة من الميزات المتقدمة.

• من أجل تنفيذ ميزات SharePoint بطريقة تكمل بنية الأعمال ، يجب أن تكون الحوكمة حول استخدامها مفصلة بوضوح في السياسات والإجراءات على مستوى الشركة. يؤدي استخدام النظام الأساسي غير الموحد عبر إدارات المؤسسة إلى الارتباك ونقص الإنتاجية.

غالبًا ما يتم تجاهل ميزات SharePoint القابلة للتخصيص أو استخدامها بشكل غير صحيح من قبل الشركات. إن قدرة البرنامج على الاندماج مع الأنظمة الخارجية تزيد من تعقيد استخدامه ، خاصة إذا كانت أهداف الشركة لاستخدامه غير واضحة. من المرجح أن تواجه الشركات التي تفشل في تخصيص SharePoint لتلبية احتياجاتها تمامًا الفشل.

يحتاج القادة التنفيذيون إلى تطوير استراتيجية نشر مفصلة لها أهداف قابلة للقياس. أجب عن السؤال التالي: “كيف يبدو نشر SharePoint الناجح لشركتي؟” بدون إجابة واضحة ، لن يتمكن فريقك من استخدام إمكانيات SharePoint بفعالية. لتحقيق إطلاق ناجح ، يجب أن تكون مؤسستك بأكملها على نفس الصفحة فيما يتعلق بالاستخدام المقصود للبرنامج وفي النهاية النتائج المرغوبة.

• أبلغ ما يقرب من 20٪ من المجيبين على الاستطلاع عن صعوبة مطابقة العمليات التجارية المعقدة مع سير عمل SharePoint. يرتبط ذلك بنقص المعرفة التفصيلية فيما يتعلق بقدرات SharePoint ، وهو عامل مهم يساهم في عمليات نشر SharePoint الفاشلة. تسمح ميزات سير العمل المخصصة لـ SharePoint للشركات بإدارة العمليات التجارية المعقدة ، لكن عدم فهم هذا الخيار قد يمنع النشر الكامل.

ما الذي يمكن تعلمه عن طريق فحص الطرق التي يمكن أن تنشر بها عمليات نشر SharePoint؟ نكتسب المعرفة حول ما قامت به الشركات الأخرى بشكل غير صحيح أو حيث تعثرت ، لذلك نحن نعرف أين نركز جهودنا في المستقبل. باستخدام هذه المعلومات ، دعونا نلقي نظرة فاحصة على الطرق التي يمكن لعملك من خلالها استخدام قدرات وميزات SharePoint بنجاح:

قبل اختيار SharePoint ، من المهم تحديد رؤية شركتك بوضوح للمستقبل وكذلك النتائج المتوقعة لشركتك. إذا كانت شركتك تتألف من أقسام متعددة ، فحدد كيف سيستفيد كل منها من استخدام SharePoint وأي هدف للشركة سيعملون عليه. تأكد أيضًا من مساءلة كل وحدة عمل رئيسية وقياسها نتيجة مشروع SharePoint الخاص بك.

• قبل البدء ، من الضروري مراجعة ميزات الحل وفهم كيفية عمل هذه القدرات معًا لتعزيز الإنتاجية والتعاون. يتيح فهم الميزات الأساسية لـ SharePoint للشركات “توصيل النقاط” قبل الإطلاق. على وجه التحديد ، حاول أن تتصور كيف ستقوم شركتك بمشاركة وتنظيم واستكشاف وبناء وإدارة المعلومات مع SharePoint.
•  

• المساهم الرئيسي في عمليات نشر SharePoint الفاشلة هو مقاومة الموظفين. الموظفون الذين يشعرون كما لو أنهم استُبعدوا من عملية صنع القرار هم أكثر عرضة لتأخير معدلات التبني ومقاومة التغيير. لمنع حدوث هذا ، من الضروري مناقشة التغييرات في استراتيجيات الإدارة على المستوى التنفيذي. فكر في مناقشة فوائد SharePoint واستخدامه المتوقع مع الموظفين قبل التنفيذ وإتاحة الوقت للأسئلة والاهتمامات.

• بسبب تصميم SharePoint ، يجب إبرام اتفاقيات على المستوى التنظيمي حول كيفية استخدام البرنامج. تكافح الشركات التي تفشل في تحديد سياسات الاستخدام ودمج هذه السياسات في قواعد الحوكمة الحالية لتشغيل SharePoint بنجاح. قبل التنفيذ ، من الضروري وضع سياسات محددة للاستخدام.

• من الأرجح أن يستجيب الموظفون بشكل إيجابي لتنفيذ SharePoint إذا تم وضع الأهداف والاستراتيجيات المحددة. مع استخدام الاستراتيجيات الخاصة بالقسم ، أصبح الموظفون أكثر استعدادًا لاستخدام البرنامج بنجاح وكفاءة مع تحقيق نتائج تتوافق مع أهداف الشركة.

• مطلوب تدريب مفصل إذا كان إطلاق SharePoint الناجح هو الهدف. وظائف البرنامج الست الرئيسية تشمل إدارة محتوى الويب ، إدارة الوثائق والمحتوى ، أتمتة العمليات التجارية / إدارة سير العمل ، التعاون والوسائط الاجتماعية ، ذكاء الأعمال والبحث واكتشاف المحتوى. توفير تدريب شامل للموظفين يوحد فهم الموظفين للبرنامج وقدراته.
•  

• دون ضمان التخصيص المناسب لـ SharePoint ، يكون النشر الكامل عرضة لخطر الفشل. لتخصيص النظام الأساسي بشكل صحيح والحصول على الفائدة الكاملة لميزاته ، من الضروري أولاً تحديد المستخدمين العاديين ومستخدمي الطاقة ومسؤولي الموقع والمطورين. لإكمال التخصيص بشكل صحيح عند بدء التشغيل ، يجب أن تتضمن تطبيقات SharePoint إرشادات من محترفي Microsoft SharePoint ذوي الخبرة لزيادة استخدام هذا الحل إلى الحد الأقصى.

• بناءً على حجم ونطاق مؤسستك ، قد تحصل أو لا تستطيع الوصول إلى موارد تكنولوجيا المعلومات الكافية. نظرًا لأن الميزات على مستوى المؤسسات في SharePoint تتطلب بنية تحتية وأمن وإدارة بيانات متينة ، فمن الضروري أن يكون لدى الشركات وصول إلى متخصصين ذوي خبرة في تكنولوجيا المعلومات. إذا كانت شركتك تفتقر إلى فريق داخلي ، ففكر في العمل مع متخصصي SharePoint لتأمين الموارد اللازمة.

• يوفر SharePoint أدوات اجتماعية قوية – يمكن للموظفين المشاركة في المناقشات ومشاركة المعلومات والتعاون داخل النظام الأساسي. سيؤدي تشجيع المشاركة في هذه الميزات إلى معدلات تبني أسرع وتطبيق SharePoint ناجح.

• تخطئ بعض الشركات في محاولة احتواء تدفقات العمل الحالية الناقصة في النظام الأساسي لـ SharePoint. في حين أن هذا ممكن بالنسبة لبعض الشركات ، إلا أنه لا يعمل مع شركات أخرى. قبل بدء تشغيل SharePoint ، قم بتقييم مهام سير عمل شركتك وحدد كيف يمكن لـ SharePoint تبسيط العملية.

• – حتى إذا حققت الشركات معدلات اعتماد SharePoint الأساسية ، فإن نشر الميزات الكاملة للبرنامج غالباً ما يتوقف. في الاستطلاع المذكور أعلاه ، أفاد ما يقرب من 25 ٪ من المجيبين أن مقاومة المستخدم للانضمام إلى ميزة التواصل الاجتماعي للمؤسسات التابعة لـ SharePoint والمساهمة فيها كانت عائقًا كبيرًا أمام النشر الناجح. بدون استخدام هذه الأداة التعاونية الأساسية ، يتم إعاقة الابتكار التنظيمي.