صرف ومتابعة الخامات

في هذا المقال سوف نقوم بشرح
كيفية صرف و متابعة الخامات و معرفة كيفية مراقبة عملية الصرف و التقارير التي
توضح هل يوجد استنزاف للخامات, أو صرف غير مبرر و كيفية التقصي عن الخامات المنصرفة بشكل زائد

ملحوظة : مراقبة الاصناف ومتابعتها أيضاً في برنامج أوركيد للفاتورة الالكترونية

المحتوى

• هل يوجد استنزاف للخامات, أو صرف غير مبرر؟
• ماذا يتوقع النظام منا حتي يستطيع مراقبة صرف الخامات
• تقرير صرف مواد المشروعات
• الخطوة الثانية في البحث عن الخامات المنصرفة بشكل زائد
• الخطوة التالية: تحديد أذون الصرف المسؤولة عن صرف “الرمل” علي البند الذي تم تحديده
• إذن الصرف على المشروع
• مخزن المشروع

هل يوجد استنزاف للخامات, أو صرف غير مبرر؟

تعتبر الخامات, من أوجه الصرف المكلفة للغاية
في مجال المقاولات. و بالطبع فإن  معرفة أي
استنزاف لصرف الخامات فوق المعتاد, و أول بأول, يعتبر له أولوية قصوى.

و يمدنا التحليل البياني بـ “تقرير
صرف مواد المشروعات” , بنظرة سريعة علي انحراف الخامات المستهلكة. و يظهر
التقرير الموضح في الشكل التالي أن إحدي الخامات, وهي “الرمل”,
قد تم استهلاك كميات كبيرة منها فوق المتوقع.و هنا تبدأ نقطة الانطلاق. قد تكون
الخامات المستنزفة ليست غالية الثمن, فنعطيها اهتمام أقل. و قد تكون مكلفة فنبدأ
في التقصي عنها

ماذا يتوقع النظام منا حتي يستطيع مراقبة صرف الخامات

لكي نحصل على معلومات صحيحة من التقرير
السابق, يجب علينا الالتزام بالتالي:

1. تحديد
   مكونات كل البنود التنفيذية من الخامات (راجع الموضوع “نظام المقاولات
   – التعريفات الأساسية”)
2. عند
   الصرف الفعلي, نحتاج لتحديد الكميات المنصرفة على كل بند على حده. و سنتعرف في هذا
   الموضوع, علي كيفية إدخال أذون الصرف على المشروع

بعد ذلك يستطيع النظام, أن يعطينا ملخص عام
للخامات كما بالشكل السالق, و تفصيلي عن الخامات التي نرى الانحراف بها تخطي
المعقول.

تقرير صرف مواد المشروعات

التحليل البياني السابق, قد بني من خلال “تقرير
صرف مواد المشروعات”,  الموضح
بالشكل:

و يحسب التقرير الحقول التالية:

و من الملاحظ, ظهور بعض الصفوف باللون
البنفسجي, و هي تدل أن هذه الخامات ليس من المفترض أن يتم صرفها على البند. و هذا
قد يحدث عند:

• أن الخام المنصرف غير موجود بمكونات البند الذي تم صرفه عليه
• أن الخام قد تم صرفه بشكل مطلق, ولم يتم تحديد البند عند صرفه.

الخطوة الثانية في البحث عن الخامات المنصرفة بشكل زائد

عرفنا من الشكل البياني السابق, أن إحدي
الخامات, وهي “الرمل”, قد تم استهلاك كميات كبيرة منها فوق
المتوقع. و الخطوة التالية هي تحديد العقود التي تم الصرف عليها بشكل خطأ.

و كل ما علينا فعله, هو تصفية “تقرير
صرف مواد المشروعات”, علي الخام المطلوب التقصي عنها. كما هو موضح
بالشكل.

و يظهر التقرير أن الانحراف قد تم عن الصرف
علي:

و الخطوة التالية
ستكون في تحديد أذون الصرف التي تم من خلالها الصرف الفعلي علي البند الذي تم
تحديده.

الخطوة التالية: تحديد أذون الصرف المسؤولة عن صرف “الرمل” علي البند الذي تم تحديده

يساعدنا ““تقرير
صرف مواد المشروعات
تفصيلي“, في الوصول
لكل أذون الصرف التي تمت على البند الذي تم تحديده. كما هو موضح بالشكل التالي:

و بعمل تصفية
للتقرير, بنفس الأسلوب السابق, سنجد أن “الرمل”, قد تم صرفه على البند
المحدد مره واحدة, وهي

و
بعد أن تعرفنا على تقارير متابعة صرف الخامات, سنعرف الآن, كيف نقوم بإدخال إذن
الصرف على بنود المشروع

إذن الصرف على المشروع

خطوة صرف الخامات

يتم صرف الخامات من شاشة صرف على مشروع هناك عدة طرق لتسهيل صرف الخامات و ربط الكميات المنصرفة على بند العق

الطريقة
الأولى

• فتح إذن صرف جديد
• اختيار عقد المقاول ثم تحديد نسبة من العقد المراد الصرف بما يوازيها ثم اضغط “إدخال”
• سيقوم البرنامج بصرف الخامات المقابلة للنسبة المحددة
• يمكن التعديل بعد ذلك يدويا في عامود منصرف بجدول الخامات المنصرفة

الطريقة
الثانية

• في الحالات التي يكون فيها تحديد نسبة الصرف على كل الخامات غير مناسب, يمكن تحديد النسبة صفر, ثم الضغط على إدخال
• سيقوم البرنامج إدراج كل الخامات و لكن جميعها بكمية صفر
• قم بتحديد الكميات المطلوب صرفها لكل خام, ويمكن حذف السطور الغير مرغوبة من زر “حذف ص”

الطريقة
الثالثة

• في هذه الطريقة, سنبدأ باختيار الخام المنصرف الواحد تلو الأخر كالتالي
• حدد مركز التكلفة المطلوب الصرف عليه
• اختر الخام المراد صرفه (مثلا 7005 : أسمنت)
• حدد الكمية المراد صرفها ثم اضغط موافق
• سيقوم البرنامج بطلب العقد و بند العقد المطلوب الصرف عليهم كما هو موضح
• يلاحظ أن البرنامج يظهر في قائمة الاختيار فقط العقود التابعة لمركز التكلفة المحدد من الخطوة السابقة

اختر العقد, ثم
البند من العقد, ثم اضغط موافق

يمكن تكرار الخطوتين
السابقتين للإدخال المزيد من الخامات

في حال اختيار بند
ليس من مكوناته الخام المطلوب صرفه, سيعطي البرنامج رسالة تحذيرية, و في حال
الاستمرار سيظهر الخام بلون مميز

يمكن أيضا عدم تحديد
بند , ونكتفي بربط الخام المنصرف على مركز التكلفة, أيضا في ه1ه الحال سيعطي
البرنامج رسالة تحذيرية, سم سيظهر الخام بلون مميز

مخزن المشروع

مخازن المشروع, تحددها حركات الشراء و استلام
الخامات السابقة لأمر صرف الخامات, و بالطبع سيتم الصرف من نفس المخزن الذي تم
استلام الخامات به.

و عموما, عند القيام بعمل شراء الخامات,
سيكون أمامنا إحدى الحالات الثلاث التالية

  التقارير و المراجعة

نسخة للطباعة

[display-posts title=”مقالات مرتبطة بهذه المقاله” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”المقاولات”
include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]

برنامج الفاتورة الالكترونية

طريقة الانضمام للفاتورة الالكترونية