صرف و تسوية العهدة
العهد وكيفية التعامل معها واحدة من اهم النقاط التي يهتم بها المحاسبين في مجال المقاولات و سوف نناقش في هذا المقال كيفية إنشاء حساب العهد و صرف المبالغ للعهدة وهل يمكن إصدار دفعات المقاولين من حساب العهد وهل يمكن ان يقوم الموظف المسؤول عن العهدة في التعامل مع العهدة بنفسه في البرنامج تحت اعتماد الإدارة المالية و كيفية استخراج كشف حساب العهدة
ملحوظه : برنامج الفاتورة الالكترونية لا يختلف كثيراً عن برنامج المقاولات
المحتوي
- نظرة عامة
- إنشاء حساب العهد
- صرف المبالغ للعهده
- هل يمكن إصدار دفعات المقاولين من حساب العهد؟
- إدخال صاحب العهد بنفسه, و تكون تحت اعتماد الإدارة المالية
- كشف حساب العهدة
نظرة عامة
عامة, يوجد نوعان من العهد
العهدة المؤقتة:
و هي عهدة تصرف لغرض محدد لا يتكرر بشكل دوري.
العهدة المستديمة (petty cash):
هي مبلغ تصرف للموظف المختص (حامل العهدة custodian)، و يكون مخصص للصرف في بنود محددة، وبعدها
يقوم صاحب العهدة بتقديم كشف حساب موثق بالفواتير يوضح مفردات الصرف لتسوية. و بعدها يتم صرف له مبالغ جديدة (الاستعاضة),
وهكذا.
و بالطبع, فإنه في نشاط المقاولات غالبا, ما يخول
المهندسين, و المشرفين بالمواقع بالقيام بالصرف في أوجه محدده. و هو ما نحن بصدده
في هذا الموضوع.
إنشاء حساب العهد
عادة ما يتم إنشاء حساب العهدة باسم صاحب العهدة, و هذا الحساب شبيه بكونه خزينة فرعية.
و يتم تعريف الحساب,
من شاشة شجرة الحسابات بشكل طبيعي, مع بعض الإضافات البسيطة:
بعد كتابة اسم الحساب واختيار
الحساب الرئيسي للعهد، نقوم باختيار “العهد” في حقل يظهر ب*، وذلك
لتسهيل التعامل مع الحساب في الحركات الخاصة بالعهد بالبرنامج.
الحد الإئتماني للعهد
- لكي نحافظ علي سقف مديونية العهدة عند حد معين, نقوم بتحديد حد التعامل “أقصى مدين” بالقيمة المطلوبة.
- و يظهر بالشكل , أن سقف العهدة المعرفة هو 150,000 بالعملة “ريال”
- و في هذه الحال, لن يسمح النظام الصرف لهذه العهدة فوق الحد المذكور (إلا بصلاحيات خاصة)
صرف المبالغ للعهده
يتم الصرف للعهد (نقدي – بشيكات), بشكل طبيعي
كأي دفعات يتم صرفها.
صرف مبالغ للعهدة نقداً: من
شاشة حركات دفع نقدية بعد تحديد التاريخ، نقوم ياختيار المبلغ المراد صرفة للعهده
في حقل “منصرف” ، واختيار حساب العهده في حقل “الأسم”،
والخزينة التي سيتم الصرف منها في حقل “خزينة/بنك”
و علي الرغم أن العهد هنا غالبا ما يتم صرفها
بغرض الصرف على مشروع محدد, إلا إنه لا يفضل تحديد أي مراكز تكلفة هنا. حيث سيتم
تحديد مراكز التكلفة لاحقا, في حركة تسوية العهده مع بنود المصروفات.
صرف مبالغ للعهد بشيكات
نقوم بنفس الخطوات التي كما هو الحال مع
دفعات المقاولين, راجع “دفعات العملاء و المقاولين”
تسوية العهدة (صرف المصروفات من حساب العهدة)
لأهمية العهد في نظام المقاولات, فقد خصص
نظام أوركيدا إي أر بي لها شاشة مخصصة و هي شاشة “العهد المالية”. و علي
الرغم أنه يمكن عمل نفس الخطوات من شاشة “دائن لمذكورين”, إلا أنه يفضل
تسوية كل العهد من هذه الشاشة لكي تظهر بنوع الحركة “عهد”, في كل
التقارير المالية.
و يوضح الشكل التالي, حركة إدخال عهدة:
من شاشة العهد المالية، نقوم
باختيار حساب العهده، ثم نقوم بالضغط مرتين في حقل اضافة بند،
بعد ذلك نقوم باختيار الحساب
ومركز التكلفة والمبلغ الذي سيتم تسويته من العهده
- و من المهم جدا اختيار “م تكلفة” مع كل بند من بنود المصروفات (“الحساب”), كما هو موضح بالشكل.
- و لكي نضمن عدم نسيان القيام بتحديد مركز التكلفة, مع حسابات المصروفات المختلفة, يفضل مع نعريف حسابات المصروفات تحديد الاختيار
- “يتطلب مركز تكلفة”, كما هو موضح باشكل.
هل يمكن إصدار دفعات المقاولين من حساب العهد؟
يتميز نظام أوركيدا إي أر بي, بالمرونة
الشديدة في التعامل مع الحسابات. و بالطيع يمكن صرف دفعات للمقاولين من حساب
العهد.
و لتسهيل التعامل مع حساب العهدة كخزينة,
يفضل عمل التالي:
اختيار “خزينة” مع الحقل “يظهر
ب”
و بعدها, يمكن اختيار حساب العهدة (كأي
خزينة) من كافة الحقول التي تتعامل مع الخزينة في البرنامج.و كما هو الحال مع شاشة
دفع النقدية بالطبع.
إدخال صاحب العهد بنفسه, و تكون تحت اعتماد الإدارة المالية
من أهم ما يتميز به نظام أي أر بي, هو أنه
يدعم الاتصال عبر الانترنت, و بالتالي يمكن من إدخال أهم الحركات التي نحتاج
إدخالها من المواقع مباشرة وهي:
- المستخلصات
- تسوية
العهد
و من الجدير بالذكر, أن النظام يدعم إدخال
هذه الحركات, حتي في ظل عدم توافر الأنترنت بشكل مؤقت (أوفلاين). وذلك لحين توافر
الإنترنت.
و بالطبع, في هذه الحالة سنقوم بإضافة مستخدم
لصاحب العهدة, لكي يقوم بإدخال حركة صرف المصروفات التي تمت من عهدته مباشرة من
جهازه من الموقع.
لكن لكي يتم ذلك بصورة عملية يجب أن نحافظ
على الآتي:
- لا
يجب لصاحب العهدة أن يطلع على حركات تسوية العهد, التي يتم إدخالها بواسطة
الآخرين. - اعتبار
احركات المدخلة في حكم العدم لحين اعتمادها من الإدارة المالية. حيث إن إدخال
العهدة بواسطة صاحب العهدة, الغرض منها فقط هو, تسهيل الإدخال و التواصل مع
الإدارة المالية, و التسجيل في النظام بدل من التسجيل في أوراق أو ملفات
جانبية..عدم السماح لصاحل العهدة, بالتعديل على أي حركة تم اعتمادها من قبل
الإدارة المالية.
و لتفعيل هذه
الشروط, يوضح الشكل التالي طريقة تعريف صلاحيات المستخدم صاحب العهدة:
و يوضح الشكل صلاحيات الشاشة “العهد
المالية”, أن المستخدم له
- حق
استعراض, و التعديل, و الإضافة - ليس
له حق الحذف, و بالتالي, الحذف يتم من قبل مستخدم آخر له حق الحذف - السجلات
المرئية له (عند استعراض السجلات السابقة): للحركات التي قام هو بإدخالها فقط
“سجلاتي فقط” - التأثير
المالي للحركات التي قام بإدخالها هو “غير معتمد”, وبالتالي ستحتاج
لاعتماد الإدارة المالية
و لمزيد من التفاصيل بخصوص هذا الموضوع, يرجى
الرجوع لموضوع “حقوق المستخدمين”
كشف حساب العهدة
و كما هو الحال مع كافة الحسابات في
البرنامج, يوضح تقرير “كشف حساب”, يوضح لنا كافة الحركات التي تمت على
حساب العهدة:
و يظهر الشكل الموضح أن العهدة تمت عليها
الحركات التالية:
- تم صرف مبلغ 125000 للعهده بتاريخ 1/8/2019 من الخزينة الرئيسية
- تم عمل تسوية للعهده بتاريخ 15/8/2019 بملغ 11570 وتم عمل تسوية
اخري للعهده بتاريخ 31/8/2019 بمبلغ 11400 - تم اصدار دفعة لمقاول باطن من حساب مستخلص مقاول باطن
“4009” بتاريخ 11/10/2019 ومبلغ 30000 ج - الرصيد المتبقي بالعهده هو: (72030-مدين )كما نلاحظ اسفل الشكل
و للاستيضاح عن
تفاصيل أي حركة من الحركات المدرجة بالتقرير, فقط نقوم بالنقر مرتين فوق الحركة
المختارة, لتظهر شاشة الحركة المختارة
التقارير و المراجعة
| كشف حساب العهده | تقرير يوضح كافة الحركات التي تمت على حساب العهدة. |
نسخة للطباعة
[display-posts title=”مقالات مرتبطة بهذه المقاله” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”المقاولات”
include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]