المسؤوليات و المهام الأساسية لإدارة المخازن
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن:
تختلف إدارة المخزون Inventory Management في مفهومها عن إدارة المخازن أو المستودعـات فإدارة المخـازن Warehousing Management تهتم أساسا بالأماكن أو المباني والمستودعات المخصصة للاحتفاظ بالأصناف المختلفة من المواد التي تتعامل فيها المنشأة، وذلك من حيث مواقع ومساحات تلك الأماكن وطرق ترتيب المواد داخلها ووسائل المناولـة المستخدمة في تداولها، أعمـال التسلم والحفظ أو الوقايـة والصرف وما يرتبط بها من سجلات أو نماذج ومستندات، وأيضا القوى العاملة المناسبة كما ونوعا للقيام بهذه الأعمال.
أما إدارة المخزون فتركز بصفة أساسية على الأنشطة المرتبطة بتخطيط ومراقبة الأصناف المخزونــة ذاتها، بمــا يكفل تحقيق مجموعــة من الأهـداف التي تتبلور في ضمان الوفـــاء باحتياجات المنشأة من المــواد المختلفة بأكبر كفاءة ممكنة وعدم الإسراف أو إساءة استخدام الأموال المستثمرة في تلك المواد.
المسؤوليات و المهام الأساسية لإدارة المخازن
تختلف المسؤوليات و المهام المنوطة بوظيفة التخزين من منشاة لأخرى, لعدة أسباب من أهمها حجم المنشأة و طبيعة أعمالها و المستوي التقني الذي تطبقه. و نظام المعلومات المتاح لديه. و رغم اختلاف هذه المهام و المسؤوليات, فإننا سنقوم بتحديد المهام الأساسية لإدارة المخازن, و كيفية القيام بهذه المهام مع نظام أوركيدا أي أر بي. و تتمثل هذه المهام في:
1- تصنيف المخزون و تكويده
2- الاحتفاظ بالأصناف في المخازن و ترتيبها
3- الاستلام و الفحص
4- صرف المواد و المستلزمات المختلفة
5- مراقبة المخزون (كميات , و تكلفة)
6- جرد المخزون
و هناك مهام إضافية قد يتم الحاقها بالمخازن, أو قد يتم تخصيص إدارة خاصة لها, وهي
7- التحويلات بين المخازن, و بين الفروع
8- تكويد الأصناف المجمعة الخاصة بعروض المبيعات
1- تصنيف المخزون و تكويده
و تنطوي هذه المهمه على وضع نظام لتعريف ووصف
الأصناف التي يتكون منها المخزون, و إعداد دليل أو فهرس لتمييزها و تحديد
مواصفلاتها أو خصائصها, وهو ما يطلق عليه “شجرة الأصناف”, و تشمل هذه
العملية الاتي:
- تكويد
الصنف يقصد بها إعطاء رقم أو رمز لكل صنف من أصناف المخزن يستدل به على الصنف و
تسهل عملية تداوله بالمخزن - تحديد
حقول توصيف الأصناف, و حقول تبويبها. - تحديد
درجة تفصيل المواد حسب أنواع المواد المختلفة, فمثلا المواد الكيميائية قد تحتاج
إلى تفعيل تاريخ الصلاحية معها وهكذا
و سنجد الشرح الوافي لكيفية تكويد الأصناف, و تصنيفها في المواضيع التالية:
1- تكويد الأصناف و تصنيفها
2- وحدات الصنف التقليدية و الوحدات ذات الأبعاد
و بالنسبة للتعامل مع تفاصيل الصنف فتم شرحه في المواضيع التالية:
3- تفاصيل الصنف – الأوان و المقاسات
4- تفاصيل الصنف – سيريال, باتش, تاريخ صلاحية
و أخيرا بالنسبة لاستخدام الباركود في التعامل مع الأصناف, فيمكن الرجوع للموضوع التالي:
5- باركود الأصناف
2-ترتيب الأصناف داخل المخازن
و تتناول هذه المهمه وضع و ترتيب الأصناف الواردة للمخازن في الأماكن المناسبة لها, و بما يحقق الاستفادة القصوي من مساحات و أدوات و معدات التخزين. و في نفس الوقت لكي, يسهل الوصول لهذه الإصناف, فسيلتزم ذلك تحديد موقع تخزين الصنف مع تعريف الصنف.
و هنا يجدر الإشارة
إلى نقطة هامة, و هي أنه في كثير من الأحيان, ما يقع خلط بين تصنيف الأصناف, و
تعريف المخازن.
فمثلا عندما نشير إلي “مخزن الكيماويات”, فقد نعني بذلك:
1- أننا نعني, أرصدة (مجموعة الأصناف التي قمنا بتصنيفها ب “كيماويات” في شجرة الأصناف) في “مخزن أ”.
2- أنه, بالفعل يوجد مخزن منفصل لأصناف الكيماويات
و الفرق بين الاثنان كبير. فتصنيف الأصناف, عملية تتم مرة واحدة مع تعريف الأصناف. أما تعريف مخزن جديد, فعملية متكررة تتم مع كل حركة دخول و خروج للصنف من و إلى المخزن, و يترتب عليها, جرد و مراقبة إضافية لهذا المخزن.
و سنجد الشرح الوافي لكيفية ترتيب الأصناف داخل المخازن, في الموضوع “تعريف المخازن و ترتيب الأصناف داخل المخازن”.
3-استلام و صرف المواد من المخزن
و سنتناول حركات استلام و صرف المواد من 3 محاور
الاستلام و الفحص
و تتعلق هذه المهمه, باستقبال المواد و الأصناف الوارده للمخزن من الموردين, وفحصها و مطابقتها على أوامر التوريد الصادرة بشأنها
و تعتبر حركة استلام الأصناف جزء من دورة المشتريات, ولذا فأن إدارة المخازن تقوم بدورها في دورة المشتريات متمثلا في تنفيذ خطوة “إذن الاستلام”, و الذي تم شرحه في موضوع “الدورة المستندية للمشتريات”
تسليم الأصناف للجهات
الطالبة من خارج المنشآة
و تعتبر حركة تسليم الأصناف جزء من دورة المبيعات, ولذا فأن إدارة المخازن تقوم بدورها في دورة المشتريات متمثلا في تنفيذ خطوة “إذن التسليم”, و الذي تم شرحه في موضوع “الدورة المستندية للمبيعات”
الصرف الداخلي للمواد و
المستلزمات المختلفة
و تحتوي هذه المهمه على استلام و تصنيف طلبات
صرف الأصناف المختلفة داخل المنشأة.
و الصرف الداخلي, عادة ما يندرج تحته
- حركات الصرف و الإضافة الخارجة عن حركات البيع و الشراء, مثل إعدام المخزون, و صرف هدايا, وما شابه و سيلي شرحه في موضوع “حركات الصرف و الإضافة الداخلية”
- الصرف لصالات الإنتاج المختلفة, و سيتم شرحة في نظام الإنتاج و التشغيل
4-مراقبة المخزون (كميات , و تكلفة)
و تشمل هذه المهمة جميع الأنشطة التي يستدل
منها على سلامة إجراءات العمل بالمخازن.
و من أهم مجالات الرقابة على المخزون:
- تحديد
مستويات الحد الأدنى, ومخزون الأمان - الأصناف تحت حد الطلب
- الأصناف
الراكدة - تكلفة
المخزون
و سيلي شرح هذه النقاط في الموضوع “مراقبة المخزون” و الموضوع “تكلفة المخزون “
5- جرد المخزون
و ترتبط هذه المهمة بالتحقق من مطابقة
الكميات الفعلية بالمخازن لأرصدتها الدفترية, والكشف عن أي نقص بالنسبة للأصناف
المخزنة, و هناك نوعان من الجرد
- جرد
أول المدة - الجرد
الدوري للمخزون
و سيلي شرحه في موضوع “جرد المخازن”
6-التحويلات بين المخازن, و بين الفروع
التحويل بين المخازن داخل نفس الفرع, يعتبر
عمل داخلي, لإدارة المخازن. أما التحويل بين الفروع, فغالبا ما تدخل فيه إدارة
المخازن مع إدارة التوريد و الإمداد, و متابعة البضاعة بالطريق
و سيلي شرحه في موضوع “تحويلات المخازن”ه
7-تكويد الأصناف المجمعة الخاصة بعروض المبيعات
الأصناف المجمعة هي أبسط الطرق, لدمج مجموعة أصناف مع بعض, ليتم عرضهم للبيع كوحدة واحدة, وبسعر محدد. و الصنف المجمع, و تقع مسؤولية إدارة المخزون, في تكويد الأصناف المجمعة هنا, وتفعيل أو إلغاء تفعيلها.و سيلي شرحه في موضوع “الأصناف المجمعة”
التقارير و المراجعة
| مخزن الأصناف | تقرير من خلالة نستطيع التعرف علي تفاصيل الأصناف في المخازن |
| حركة صنف | تقرير من خلالة نستطيع التعرف علي حركة بيع وشراء الاصناف |
طريقة الانضمام للفاتورة الالكترونية
نسخة للطباعة
[display-posts title=”مقالات مرتبطة بهذه المقاله” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”الاصناف” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]