مراقبة المخزون
تعرفنا من خلال الموضوع “المسؤوليات و
المهام الأساسية لإدارة المخازن” أن مراقبة تشمل جميع الأنشطة التي
يستدل منها على سلامة إجراءات العمل بالمخازن.
و سنتناول في هذا الموضوع تحقيق النقاط التالية من خلال نظم أوركيدا أي أر بي ونظام الفاتورة الالكترونية
- تحديد
مستويات الحد الأدنى, ومخزون الأمان - الأصناف تحت حد الطلب
- الأصناف
الراكدة - انذار
الأصناف منتهية الصلاحية
تحديد مستويات الحد الأدنى,
ومخزون الأمان
إن الطريقة الأساسية للرقابة على المخزون هي
عن طريق تحديد مستويات معينة لهذا المخزون حسب الأصناف المختلفة, و تثبت هذه
المستويات في سجلات المخازن و هي التي تحدد الوقت الذي تبدأ فيه الطلب. و هي كما يلي:
الحد الأدنى: هو الحدّ الذي لا يمكن أن يقل
فيه المخزون من أي صنف عن هذا الحدّ أو هذا المستوى, و عندما نصل إلى الحد الأدنى
يتطلب الأمر القيام بإجراءات سريعة للحصول على الكميات الإضافية.
مخزون الأمان: هو الحدّ الذي يجب الحفاظ عليه
في أحوال التشغيل العادية.
حد الطلب: هو الحد الذي إذا نزل رصيد الصنف
عنه, نقوم بإعادة الطلب من هذا الصنف. و عادة يكون هذا الحد عند 80% من مخزون
الأمان
كيف حدد مستويات الحد
الأدنى و مخزون الآمان
نعتمد في حساب هذه المستويات على عدد معين من الأيام, و التي ينبغي أن نغطي فيها السحب على الصنف بمعدلات السحب الاعتيادية (المتوسطة) فمثلا, يمكن أن نقول أن:
| مستوي الحد الأدنى | = | متوسط السحب اليومي * (10) أيام |
| مخزون الآمان | = | متوسط السحب اليومي * (20) يوم |
و عادة ما يؤخذ في الاعتبار عند تحديد هذه
المعاملات, تكاليف نفاذ المخزون و تكلفة الفرصة البديلة, و غيرها من التكاليف التي
بإمكان المؤسسة أن تتحكم فيها بتوفير الحل اللازم من المخزون, هذا لا ينفي أنه
“يجب تخفيض كمية مخزون الأمان إلى أقل قدر ممكن لأنها في واقع الأمر تمثل رأس
مال عاطل
و يساعدنا “تقرير الاستهلاك”
في أوركيدا أي أر بي في حساب هذه المستويات كما هو موضح:
نلاحظ من الشكل بالاعلي كمية البيع لكل صنف، حسب التاريخ
المحدد “من – إلي”، فترة الصنف هي نفس الفترة “من – إلي” (إلا
إذا كان تاريخ أول شراء بعد التاريخ المحدد، أيضا يتم تحديد متوسط البيع طبقا
للكمية المباعة / الفترة.
الرصد هو الرصيد الحالي للصنف ، وموضح بالمعدلات المتوسطه
الرصيد يكفي كم يوم/ كم شهر،
تغطية أدني, (المعامل يحدد طبقا لسياسة المؤسسة= 10)X متوسط اليوم, و إذا قل عن الرصيد يكون الفرق في مطلوب أدنى تغطية أمان نفس الشيء X 20
تحديد حد إعادة الطلب
من نفس التقرير السابق ( تقرير الاستهلاك) نجد
حد الطلب محسوب = تغطية آمان X 80 %
حد الطلب: الحد الفعلي المحدد في كارت الصنف, و الذي يعمل عليه إنذار حد الطلب
تقرير الأصناف تحت حد الطلب
بعد أن قمنا بتحديد حد الطلب للأصناف, سنجد أن النظام يعطينا إنذار بالأصناف التي رصيدها أدني من حد الطلب المقرر، كما يتضح من الشكل التالي نلاحظ حد الطلب هنا عام علي مستوي كل الفروع و كذلك الرصيد
هل يمكن تحديد حد للطلب بشكل
خاص بفرع معين / في مخزن معين
تعرفنا أن حد الطلب السالف ذكره, الغرض منه
نقص الرصيد الشامل (مجموع الفروع)
من المكن تخصيص حد الطلب لفرع / مخزن من خلال “أمر حد الطلب”
كالتالي:
“أمر
حد الطلب”
نقوم بتحديد الفرع، والمخزن، اذا لم نحدد مخزن فذلك يعني مجمل الفرع، ثم نقوم باضافة الأصناف المراد تخصيص حد الطلب لها من خلال هذا الأمر، كما في الشكل
وبناء عليه ينبهنا النظام كالتالي:
إنذار حد الطلب علي مستوي
فرع
تقرير “اصناف تحت الطلب – فرع” نلاحظ أرصدة الأصناف علي مستوي الفرع، وتقارن
بحد الطلب فرع ( غير محدد به مخزن)
إنذار حد الطلب علي مستوي
مخزن
تقرير “اصناف تحت الطلب – فرع-مخزن” نلاحظ أرصدة الأصناف علي مستوي مخزن بفرع،
وتقارن بحد الطلب فرع (محدد به مخزن)
حد إعادة الطلب الخاص علي
مستوي “المقاس” للصنف
تعرفنا كيف يمكن أن رصيد الصنف يمكن أن يفصل في المخزن حسب “مقاس”/”لون”/”تاريخ صلاحية”/”سيريال”/”باتش”, ويمكن تحديد حد الطلب من المقاسات المختلفة الخاصة بكل صنف. يرجي الرجوع للموضوع “تفاصيل الصنف – الأوان و المقاسات”
تقرير الأصناف الراكده
من أهم المهام في مراقبة المخزون, هي معرفة
الأصناف الراكده, حتي يتم التخلص منها بشكل بالطريقه اللمناسبة, حيث أن هذه
الأصناف تعتبر رأس مال عاطل, بخلاف أنها قد تفقد قيمتها مع الزمن, إن لم ننتبه
إليها.
و يقوم نظام أوركيدا أي أر بي بترتيب الاصناف
من الأكثر ركودا إلى الأكثر تداولا طبقا لمعامل الركود, و هو مبني على شقين
- كلما ذادت مبيعات الصنف قل معامل ركوده
- كلما ذاد رصيد الصنف بالمخزن زاد معامل ركوده
و يوضح تقرير الأصناف الراكده الأصناف مرتبة
من الأكثر ركودا إلى الأكثر تداولا كما هو موضح بالشكل التالي:
- في تقرير أصناف راكده
تحسب المبيعات بناء علي الفتره المحددة (موضح في المثال بالشكل: 30 يوم) - قد نحتاج تجاهل الكميات
المشتراة حديثا، لكي لا تؤثر بالسلب علي التقرير، وذلك يتم تحديدة عن طريق
“خصم المشتريات خلال” ( موضح في المثال بالشكل: 30 يوم) - نلاحظ في المثال بالشكل
الصنف رقم “18400” هو الأكثر ركودا، ثم اللذي يلية الصنف “160028“،
وهكذا
انذار الأصناف منتهية
الصلاحية
عرفنا كيف يدعم نظام أوركيدا أي أر بي تفاصيل
( “تاريخ صلاحية” – الأصناف), ومن الطبيعي أن ينبهنا النظام
بالأصناف التي أوشكت على الانتهاء
و يتم ضبط وقت الإنذار المطلوبه بالشهور من
خلال إعدادات النظام
كما نلاحظ بالشكل “مدة انذار الصلاحية بالشهر = 5”
و بناء عليه, يقوم النظام
بالتنبيه طبقا للتقرير التالي:
من خلال تقرير أصناف منتهية الصلاحية، نلاحظ الكميات من
الأصناف لكل تاريخ صلاحية قارب علي الأنتهاء، حسب المدة المحددة من اعدادات
النظام، ويظهر أيضا الفرع والمخزن والرصيد من الصنف.
التقارير و المراجعة
| مخزن الأصناف | تقرير يوضح تفاصيل الأصناف في المخازن |
| حركة صنف | تقرير يوضح حركة بيع وشراء الاصناف |
| تقرير الاستهلاك | تقرير يوضح مستويات الحد الأدنى للمخزون, ومخزون الأمان. |
| اصناف تحت حد الطلب | تقرير يوضح حد الطلب للأصناف عام علي مستوي كل الفروع و كذلك الرصيد. |
| اصناف تحت الطلب – فرع | تقرير يوضح أرصدة الأصناف علي مستوي الفرع، وتقارن بحد الطلب فرع ( غير محدد به مخزن) |
| اصناف تحت الطلب – فرع- مخزن | تقرير يوضح أرصدة الأصناف علي مستوي مخزن بفرع، وتقارن بحد الطلب فرع (محدد به مخزن) |
| أصناف راكدة | تقرير يوضح الأصناف مرتبة من الأكثر ركودا إلى الأكثر تداولا |
| أصناف منتهية الصلاحية | تقرير يوضح الكميات من الأصناف لكل تاريخ صلاحية قارب علي الأنتهاء |
نسخة للطباعة
[display-posts title=”مقالات مرتبطة بهذه المقاله” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”الاصناف-والمخازن” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]