التحويلات بين المخازن و الفروع و ارتباطها بالدورة المستندية
مقدمة
تعرفنا من الموضوع السابق “المسؤوليات و المهام الأساسية لإدارة المخازن”, على مهام أمين المخازن, و سنتعرف الآن على إجراءات التحويل بين المخازن و كيفية القيام بعمل هذه الإجراءات مع برنامج أوركيدا أي أر بي وبرنامح اوركيدا للفاتورة الالكترونية
و بداية يحدد برنامج
أوركيدا أي أر بي نوعين من تحويلات المخازن
- تحويل داخل نفس الفرع و سنطلق عليه هنا “تحويل مخازن داخلي”
- تحويل بين فرعين مختلفين, و سنطلق عليه “تحويل مخازن فروع”
و أهم الفروق بين
هاذان النوعين من التحويل هي:
- “تحويل المخازن الداخلي”, لا يترتب عليه أي تأثير محاسبي (قيد محاسبي), ولا يجب أن
يترتب عليه “سعر التكلفة” بالنسبة للأصنف المحولة (إلا في حالات
قليله مثل, معالجة بعض حالات إعادة تشكيل المنتجات كتحويل الداخلي) - ·
“تحويل مخازن الفروع”, يحتاج لمتابعة البضاعة و هي بالطريق - ·
“تحويل مخازن الفروع” قد يتم بسعر التكلفة, أو يمكن تحديد سعر أخر, حسب سياسة
المؤسسة في التعامل بين الفرع الرئيسي المسؤول عن التوريد, وفروع التوزيع الأخري.
و في جميع الأحوال, يتطلب تحويل مخازن الفروع تسوية مالية بين الفرع المحول منه, و
المحول إليه
و كذلك فإنه من
المهم أن ننظر لتحويلات المخازن, كجزء من ضمن إجراءات سلاسل الإمداد و اللوجيستيك.
فالتحويل الغرض منه, هو توفير البضاعة المطلوبة في المكان المراد صرفها منه. و هذه
البضاعة المطلوب توفيرها, قد يكون مخطط توفيرها بشكلي جزئي من التحويل, و الباقي
سيتم شراؤه. و أيضا قد ترتبط أوامر التحويل بإحد إجراءات دورة المبيعات مثل “طلبية
مبيعات” مثلا, وهكذا.
و لهذا سنري أيضا في هذا الموضوع كيف نربط اجراءات
التحويل بإجراءات مختلفة من الدورة المستندية للمشتريات / الدورة المستندية
المبيعات حسب ظروف كل مؤسسة
و لنبدأ أولا بمعرفة كيفية عمل إذن تحويل داخلي
الخطوة
الاولي هي تحديد المخزن من وإلي، ثم نقوم باضافة الأصناف تباعا، نلاحظ سعر التكلفة
للأصناف تلقائيا.
- سنلاحظ هنا أن الفرع المحول منه و إليه واحد, و تم تحديدهم من
النظام تبعا للفرع الجاري.
عن طريق تقرير خزن الأصناف
نلاحظ الكميات المحولة من والي المخازن
و الآن لنلقي نظرة على تحويل مخازن الفروع
من خلال تحويل فروع سنلاحظ امكانية تحديد الفرع من وإلي والمخازن المتاحه في كل فرع تسوية المديونية بين الفرعين، يمكننا اختيار سعر التحويل :
- سعر التكلفة
- سعر التحويل
- سعر الشراء , أو يمكن تحديد أسعار البيع كذلك
ما هو سعر
التحويل:
سعر التحويل هو سعر نقوم
بتحديدة من كارت تعريف الصنف،ليتم تطبيقة اثناء تحويل الصنف بين الفروع، ويمكن علي
سبيل المثال تحديد سعر التحويل = سعر بيع1 x 90%
التسوية المالية بين الفروع سيتم شرحها في
النظام المالي
ما هو قبول التحويل
من غير المقبول أن تدخل
البضاعة مخازن فرع أخر, دون تأكيد الطرف المحول له، عن طريق شاشة “تحويل
فروع”، يجب اختيار (قبول التحويل) حتي تتم عملية التحويل في البرنامج، ملحوظه: لن تظهر البضاعة في رصيد الفرع المحول إليه إلا
بعد قبول التحويل.
و تظهر بالفرع المحول إليه – إنذار
“تحويلات لم تستلم” للتنبية بتحويلات المخازن التي تمت للفرع، ولم يتم
قبول التحويل بعد.
ما هو مرتجع التحويل
مرتجع التحويل هو تحويل عكسي لتحويل سابق، الغرض من الاختيار “مرتجع تحويل” هو عدم تحديث سعر التكلفة في الفرع المحول اليه, وسيلي شرحها في موضوع “تكلفة المخزون”
من المهم معرفة أن
- بمجرد
عمل تحويل مخازن فروع, سيتم صرف البضاعة من مخزن الفرع الصادر, و ستظل معلقة (لن
تدخل في مخزن الفرع المحول إليه), وذلك حتى يتم قبول استلامها من الفرع المحول
إليه
و لكن كيف نقوم بمراقبة و متابعة هذه البضاعة المعلقة (البضاعة بالطريق)
و هذه النقطه تعتبر أيضا مدخل جيد لفهم كيف
أن مرونة الدورة المستندية في نظام أوركيدا أي أر بي, توفر لنا حلول بسيطه و
سريعة.
و إذا فكرنا في كيفية متابعة البضاعة بالطريق
بشكل صارم, و كذلك فإننا نريد أن نتجب التسويات المحاسبية المعقده, فسنجد أن الحل
الأمثل هو في عمل التحويل على مرحلتين كالتالي:
الخطوة (1)
تعريف
مخزن وسيط, بأسم “مخزن عهدة المشرف فلان” ( و بالطبع يكون هذا
المخزن تابع للفرع المحول منه)
الخطوة (2)
عمل التحويل الأول: و نوعه (تحويل مخزن داخلي) : من “المخزن الصادر”, إلى “مخزن عهدة المشرف القائم” و من المعروف أن التحويل الداخلي ليس له أي تأثير محاسبي, و بالتالي فالبضاعة ما زالت في عهدة الفرع الصادر منه
الخطوة (3)
عمل
التحويل الثاني: و ذلك عند وصول البضاعة بالفعل إلي الفرع المحول إليه, يتم عمل
التحويل الثاني.
و نوعه (تحويل مخازن فروع) : من “مخزن عهدة المشرف القائم”, إلى “مخزن
الفرع المحول إليه “
و لآن البضاعة, وصلت بالفعل, فسيتم عمل قبول له فورا.
و بالطبع, في حال عدم وصول الأصناف كاملة, أو رفض استلام بعضها لسبب أو لآخر,
فسيتم عمل التحويل الثاني (“تحويل
مخازن فروع”) بالكميات التي تم استلامها فقط, و حينها ستظل الكميات الباقية
في “مخزن عهدة المشرف فلان
و لكن السؤال هنا, ما هو
دور الدورة المستنديةفي الموجوده في أوركيدا آي أر بي
الدورة المستندية باختصار, تساعدنا في
التالي:
- ربط التحويل الثاني بالتحويل الأول, بحيث لا
نحتاج إلى إعادة إدخال البيانات, خاصة مع
وجود تفاصيل دقيقة في بيانات الأصناف, كـ “اللون” /
“المقاس” / “تاريخ الصلاحية” / “السيريال” - لو لسبب أو لآخر تم التسليم على مرتين أو
أكثر, فسنيقوم النظام بتحميل الكميات المتبقية في كل مرة
و لنري كيف سنقوم بعمل ذلك
الخطوة (1): تعريف مخزن
وسيط
عن طريق تعريف مخزن، اولا نقوم بكتابة اسم المخزن “مخزن بالطريق – عهدة فلان”، ثم نقوم بكتابة رقم الفرع التابع له المخزن (وهو الفرع الذي سيتم منه التحويل)، ونقوم باختيار المشرف عن طريق حقل امانات خاص ب
ضبط الدورة المستندية
عن طريق دورة التحويلات، نقوم
باضافة الدورة التالية:
- اسم الشاشة تحويل فروع ” نوع التحويل الثاني” ( تحويل مخازن فروع).
- يتبع ” تحويل داخلي “نوع التحويل الأول” ( مخزن داخلي).
وبذلك نكون قمنا بعمل ربط بين
التحويل الثاني “بين الفروع “والتحويل الأول
“الداخلي”.
الخطوة (2) عمل التحويل الأول
نقوم بعمل التحويل الداخلي بين
المخزن الرئيسي ( او اي مخزن مراد التحويل منه)، الي المخزن الذي
قمنا بتعريفه في نفس الفرع ( مخزن بالطريق – عهدة فلان)
الخطوة (3) عمل التحويل
الثاني
بعد ان قمنا بعمل التحويل الأول ” الداخلي”، نقوم بعمل التحويل الثاني، نقوم باختيار التحويل الأول في حقل “تابع ل”، ثم نقوم بالضغط علي أضف الكل، نلاحظ ظهور الأصناف من التحويل الأول بكمياتها بعد الضغط علي إضافة الكل.
ملحوظه: يمكننا تغيير الكميات المستلمة، في حالة وجود تغيير في الكميات المستلمة، ويمكننا عمل التحويل علي اكثر من مره في حالة لم يتم الاستلام بالكامل في المرة الاولي.
في حال لم يتم الاستلام
بالكامل في الخطوة السابقة
تعاد الخطوة (3), وسنجد أنه عند الضغط علي
أضف الكل, ستظهر الكميات المتبقية فقط
بنفس الطريقة, يمكن ربط التحويلات بأوامر دورة المشتريات / المبيعات
رأينا في المثال السابق, (متابعة البضاعة
بالطريق), كيف أننا استخدمنا الدورة مستندية بالشكل التالي
و لنفترض الآن أن الخطوتان السابقتان يسبقهما
عمل التالي:
- تقوم
إدارة اللوجيستيك أولا, بعمل طلب تحويل, - يتم
إصدار طلب التحويل بناء على طلبيات العملاء, والتي يقوم بلإصدارها مندوبين
المبيعات
و بالتالي فإن الدورة المستندية مطلوب
تعديلها كالتالي
من خلال دورة التحويلات نقوم بعمل
الدورات التالية :
- “طلب تحويل” يتبع “طلبية بيع” ، ونقوم بالغاء التحديد علي ” يؤثر بالمخزن” و “يؤثر بالحسابات” لأن طلب التحويل ليس له أي تأثير مخزني او تأثير علي الحسابات.
- “تحويل داخلي” يتبع “طلب التحويل”.
- ·”تحويل فروع” يتبع “تحويل داخلي”، (تم توضيح هذه الخطوة في بداية الموضوع)
و بنفس الطريقة السابقة في الإدخال بعد أن يقوم قسم المبيعات بعمل مستند الطلبية، يقوم قسم اللوجيستسك بعمل طلب التحويل الموضح
و لمعرفة كيف تحديد اختصاصات مستخدمين
الأقسام المختلفة (اللوجيستسك – المخازن – المبيعات …) للعمل على أوامر الدورة
المستندية, يمكن الرجوع للموضوع “حقوق المستخدمين “
التقارير و المراجعة
| مخزن الأصناف | تقرير يوضح تفاصيل الأصناف في المخازن. |
| حركة صنف | تقرير يوضح حركة الاصناف من بيع وشراء وبين المخازن. |
نسخة للطباعة
[display-posts title=”مقالات مرتبطة بهذه المقاله” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”الاصناف-والمخازن” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]