جرد المخزون

جرد المخازن – بين إدارة المخازن و الإدارة المالية

لن نخفي سرا إذا اعتبرنا أن المخزون هو من أهم الأصول التي تملكها آي مؤسسة, ليس فقط لعلو قيمتها النسبية بين أصول المؤسسة, لكن أيضا لآنها تمثل رأس المال العامل لهذه المؤسسة, و في حال حدوث ركود للمخزون أو وجود انحرافات في تقييم  المخزون, أو كمياته, فسيؤدي ذلك حتما لتعرض هذه المؤسسة لأخطار  جسيمة.

و قد تكلمنا في مواضيع سابقة عن مسؤولية
إدارة المخازن, و لا نريد أن نكرر ما سبق شرحه. إننا و نحن الآن بصدد جرد المخزون,
فنحن بطريقة ما أصبحنا بصدد التقاطع بين مسؤوليات إدارة المخازن مع الإدارة
المالية.

ملحوظه : اذا لم تقم بالانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية فعليك الانضمام من هنا

 و
باختصار, فإن المنظور العام لدور إدارة المخازن يتمثل في المحاافظة على المخزون
بحالة جيدة, و منظمة بحيث يسهل الوصول إليها.و النقطه الأهم هي مسؤوليتها المباشرة عن صدق
الكميات المذكورة في الدفاتر و مطابقتها للواقع.

و باختصار أيضا, فإن الإدارة المالية, معنية
بالآساس عن تقييم هذا المخزون كأصول مملوكه للمؤسسة.و لا شك أن هناك أطراف أخري مرتبطه بالمخزون
من نواحي أخري, مثل إدارة الإمداد و التموين و إدارة المبيعات, و لكن هذه النواحي
ليست في إطار مناقشاتنا اليوم.

حسنا, لنجعل الأمور أبسط و لنكون محددين أكثر
في ماهية المهام المطلوب إنجازها بهذا الصدد. و هي كما يلي:

• مقارنة الأرصدة (- كميات) الدفترية بالواقع, و تسوية الفرق في هذه الكميات.
• كيف نحدد قيمة البضاعة الموجوده في المخازن
• التأكد أن نفس تقييم هذه البضاعة, معبر عنه بنفس المقدار في القوائم المالية للمؤسسة

و لأهمية هذه النقاط الثلاث, فسوف نتناول في هذا الموضوع  النقطه الأولي بالتفصيل.و النقطة الثانية سيتم مناقشتها في الموضوع التالي “تقييم المخزون” أما بالنسبة للنقطة الثالثة فسنناقشها لاحقا مع مواضيع الإدارة المالية.

لكننا بالنسبة لهذه النقطه نريد أن نشير, أنه
قديما, كان من الصعب إعادة تقييم المخزون بصورة ديناميكية مع كبر حجم المخزون و
معدلات تحرك الأرصده السريع. و ذلك ما أدي إلى و جود طريقتين في التعبير عن
المخزون في القوائم المالية المعروفتين ب

• طريقة الجرد الدوري
• طريقة الجرد المستمر

و سواء اعتمدت الإدارة المالية طريقة الجرد الدوري, أو طريقة الجرد المستمر , فإنه في جميع الأحوال, أصبحنا نستطيع أن نعرف قيمة المخزون كل لحظه, و ذلك بفضل أنظمة البرمجيات المتخصصة في هذا المجال.

و أيضا, فإنه من المهم أن نعرف أن اختيار طريقة الجرد الدوري, لم تعد تعني أبدا, أن مطابقة و مراجعة المخزون تتم مرة في نهاية الفترة المالية. فلتختر الإدارة المالية ما يناسبها, و لندع إدارة المخازن تقوم بمراجعة المخزون, بشكل منتظم / مفاجيء. فتلك قضية أخرى. و لنقم الآن بمراجعة خطوات عمل جرد المخزون

الخطوة الأولي: حصر الكميات الفعلية بالمخازن

الخطوة الأولي في عمل الجرد, بالطبع هي
النزول إلي المخازن, و حصر الأرصدة الفعلية (الكميات) الموجوده في الواقع, و تدوين
هذه الأرصده.

و يتم الحصر, إما بالطريقة اليدوية في الحصر,
 و بالطبع تكون هذه الطريقة بطيئة و مرهقه.
أو الطرق الإلكترونية, فتستلزم أن يكون كل
الأصناف بالمخازن عليها ملصق الباركودالخاص بها.

و في هذه الحالة يمكن أن نجد وسائل مختلفة للقيام بمهمة الحصر. حيث يمكن استخدام إجهزة جرد المخزون المخصصة لذلك (PDA) , وهذه الإجهزه مزوده بقاريء باركود, وتقوم بتخزين بيانات الجرد, في ذاكرة الجهاز. ثم توفر لنا هذه النتائج في صورة ملف أكسل غالبا.

و يوجد بديل بسيط, في عدم توفر جهاز ال (PDA) بالمؤسسة. باستخدام جهاز قاريء باركود عادي يتصل لاسلكيا بجهاز لابتوب. فقط اعمل ملف أكسل جديد, و ضع مؤشر الشاشة في أول حقل بملف الأكسل, و اكمل الخطوات بنفس الطريقة.

إدخال أمر الجرد – الذي تم حصره بشكل يدوي

خطوات الإدخال

1. نقوم بتحديد تاريخ الجرد
2. نقوم باختيار المخزن الذي تمت له عملية
   الجرد
3. اضف الأصناف الواحد تلو الآخر, وضع الكمية الفعلية التي
   تم رصدها من خلال الجرد

و يفترض المثال
الموضح, أن نتيجة الحصر الفعلي للمخازن كانت:

أما الأرصدة المحسوبة في البرنامج كانت:

• نلاحظ أن النظام يقوم بمقارنة الكمية الفعلية, بالرصيد الدفتري عند نهاية اليوم السابق لتاريخ الجرد(الحقل
  “قبل الجرد”), و في حال اكبر يضيف الفرق, و العكس يخصم الفرق.
• تكلفة الوحدات يستدعيها النظام من سعر التكلفة وقت عمل
  الجرد تلقائيا.

إدخال أمر الجرد – عن طريق استيراد ملف الأكسل الناتج من عملية الحصر

خطوات الإدخال

• نقوم بتحديد تاريخ الجرد
• نقوم باختيار المخزن الذي تمت له عملية الجرد
• نقوم بالضغط علي زر استيراد من ملف الموضح في الشكل.

• اضغط زر الاستيراد
• تاكد من ترتيب الأعمده بالأكسل مطابق للترتيب المسميات الموجود بشاشة الاستيراد
• اضغط علي ابدأ
• اختر ملف الاكسل, يجب أن يكون .XLS  و ليس .XLSX
• اغلق شاشة الاستيراد, و ستجد أنه تم إدراج الأصناف الموجوده بالأكسل هي بعد الجرد,و ايضا الصرف و الإضافة كما في المثال السابق

ما
فائدة الاختيار “تحضير قبل الجرد دفعة واحدة”

يفضل اختيار هذا
الحقل عند القيام باستيراد ملف أكسل كبير نسبيا. حيث يساعد في تحسين سرعة
الاستيراد, لانه يجعل النظام يقوم بحساب الرصيد الدفتري (كما
ذكرنا – عند نهاية اليوم السابق لتاريخ الجرد), لكل الأصناف دفعة واحده.

احيانا
يكون ملف الأكسل الذي تم استيراده, ليس به عامود للكمية, و مكرر فيه كود الصنف
تبعا لعدد مرات مسح الباركود للصنف

لا مشكلة، في
هذه الحالة نقوم بانشاء عامود الكمية = 1 ليصبح كما بالشكل ( الحالة علي اليسار)

وهي
تعادل الحالة علي اليمين تماما.

ثم
نقوم بالخطوات السابقة بنفس الطريقه التي تم ذكرها

القيام بعملية الجرد على أكثر من مرحلة

أحيانا كثيرة, و مع كبر حجم الجرد, يصعب عمل الجرد في يوم واحد. و الحل البديل يتمثل في القيام بهذا الجرد على مراحل.

و في هذه الحالة,
سيتم إدخال أكثر من أمر جرد ليمثلوا الجرد الكلي.
في هذه الحاله,
نحتاج أن نقوم بتعريف النظام بأوامر الجرد, التي ترتبط معا. و ذلك لكي يقوم النظام
بمعالجة الآثار التي تترتب على ذلك, مثلا لتنبيه المستخدم عند إدراج نفس الصنف في
أمرين جرد مختلفين, أو عند تصفير رصيد الأصناف التي لم تذكر في الجرد وهكذا

و لربط مجموعة أوامر جرد معا,نحتاج فقط لتحديد رقم مشترك يمثل هذه المجموعة. ثم نقوم بكتابته هذا الرقم في الحقل “مجموعة”كما هو موضح بالشكل. و ذلك في كل اوامر الجرد المرتبطه معا.

معالجة الأصناف التي لم تذكر في الجرد

لنفترض أننا قد قمنا
بجرد قسم “الأصناف المتنوعة” من المخزن “محزن التوزيع
الرئيسي”و كانت نتيجة الجرد (الأرصدة الفعلية) كالتالي:

و تم إدخال أمر
الجرد برقم (3), كما هو موضح بالشكل السابق, و تمت تسوية الفرق لهذه الأربع أصناف
المذكورة.و لكن المشكلة
الآن,هي  أنه يوجد صنفين أخرين موجودين بنفس
القسم, كان  الرصيد الدفتري لهم كالتالي:

و بما أن هاذان الصنفين لم يظهرا في الجرد الفعلي, ما يعني أن رصيدهم الفعلي = 0, و لكن المشكلة هنا أنه لمعرفة هاذين الصنفين يجب مقارنة كل الأصناف بالقسم, بالأصناف التي تم جردها لنعرف الأصناف المفقوده. ثم نضيفها على الجرد برصيد صفر لكي يتم تسويتها أيضا

و يساعدنا برنامج
أوركيدا أي أر بي, بعمل هذه الخطوات البسيطه:

• نقوم بتحديد رقم المجموعة للجرد السابق
• نقوم بتحديد تاريخ الجرد واختيار المخزن
  الذي تمت عملية الجرد له
• في حقل القسم نقوم باختيار “أصناف
  متنوعة” في حال أن الجرد السابق يمثل قسم “الأصناف المتنوعة”كما
  بالشكل.
  أما في حال أن الجرد السابق كان شامل المخزن كله, فلا تختر شيء.
• اضغط تصفير المخزن, و سيتم صرف كل الكميات
  الموجودة بالرصيد الدفتري (حتي نهاية اليوم السابق لتاريخ الجرد), ولذا يجب أن
  يكون تاريخ جرد التصفير هو نفسه تاريخ الجرد السابق.

إعادة تسعير المخزن مع إدخال الجرد

في كل الأمثلة السابقة, كنا معنيين بالرصيد ككميات فقط. و في الحقيقة نحن لا نريد أن نتطرق لأسعار التكلفة هنا لأننا خصصنا لها موضوع مستقل “تكلفة المخزون”.

لكننا فقط نريد أن
نشير إلي طريقة إعادة تسعير المخزون بالكامل.و إذا نظرنا في
الشكل المقابل, سنجد عامود “ت الوحدة”, وببساطه سنحتاج فقط إلى تحديد
السعر الجديد به مع كل صنف.

لكن
هناك مشكلة هنا يجب تداركها:

لو لاحظنا الصنف رقم “300034”, سنجد أن نتيجة التسوية الجردية, هي إضافة (1.5)  وحده علي الرصيد الدفتري السابق (18.5). ما يعني أن السعر الجديد, والذي تم إدخاله هنا سيدخل في متوسط التكلفة بنسبة الكميات المضافة, ولن يكون هو سعر تكلفة الصنف الجديد.

و يكمن حل هذه
النقطة, في عمل جرد (تصفير) يسبق عملية الجرد الفعلية, يقوم بصرف كل الأصناف من
المخزن ليصبح رصيد المخزن بعده يساوي صرف.ثم نقوم بإدخال الحد
الفعلي, مع تحديد الأسعار في هذا الجرد. عندها لنتدخل الأسعار الجديده مع
المتوسطات القديمة, لأنه تم تصفير كافة الأرصدة بالفعل.

جرد أول المدة

جرد أول المده, يتم
عمله في بداية الفترة المالية, ليمثل الرصيد الافتتاحي للمخازنو خطوات إدخال /
استيراد جرد أول المده, هي نفس الخطوات التي قمنا بها, مع الجرد العادي

لكن مع فارق نقطتين فقط

• جرد أول المده يعتبر دائما قبل الجرد صفر
• نقوم بتحديد حساب “مخازن أول المدة”, و الذي سيتاثر بقيمة هذا الجرد

التقارير و المراجعة

نسخة للطباعة

[display-posts title=”مقالات مرتبطة بهذه المقاله” excerpt_more_link=”true” posts_per_page=”6″ exclude_current=”true” tag=”الاصناف-والمخازن” include_excerpt=”true” image_size=”thumbnail” excerpt_length=”20″ excerpt_more=”المزيد” no_posts_message=”للاسف لا يوجد مقالات مرتبطة بهذه المقاله”]

برنامج الفاتورة الالكترونية

طريقة الانضمام للفاتورة الالكترونية